Dokumentenmanagement – Ausschreibungen (CPV 72512000)

Was umfasst der CPV-Code 72512000?

Der CPV-Code 72512000 – Dokumentenmanagement klassifiziert öffentliche Aufträge für IT-Dienstleistungen im Bereich der elektronischen Verwaltung, Speicherung, Verarbeitung und Bereitstellung von Dokumenten und Akten. Dazu zählen die Implementierung und Pflege von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) und Enterprise-Content-Management-Plattformen (ECM), die Einführung elektronischer Aktenführungssysteme (E-Akte), Digitalisierungsdienstleistungen für Schriftgut, die Archivierung und revisionssichere Aufbewahrung digitaler Dokumente sowie Migrations-, Integrations- und Schulungsleistungen rund um Dokumentenmanagementsoftware. Abgegrenzt werden allgemeine Softwareentwicklung und IT-Beratungsleistungen ohne Dokumentenmanagementbezug.

Im Zuge der Verwaltungsdigitalisierung – befeuert durch das E-Government-Gesetz und das Onlinezugangsgesetz (OZG) – hat CPV 72512000 an Bedeutung gewonnen. Behörden aller Ebenen schreiben die Einführung und Weiterentwicklung von E-Akten-Systemen, die Digitalisierung papiergebundener Archive sowie die Integration von DMS in bestehende Fachverfahren aus. Dabei entstehen komplexe Vergaben, die technische, prozessuale und organisatorische Leistungsanteile verbinden.

CPV 72512000 gehört zur Kategorie innerhalb der Gruppe 725 – Datenverarbeitungsdienste in der Abteilung 72 – IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung. Weiterführende Informationen bietet die Europäische Kommission (SIMAP) sowie die Verordnung (EG) Nr. 213/2008.

Ausschreibungen mit CPV 72512000 in Zahlen

Die folgenden Kennzahlen beruhen auf öffentlichen Vergabedaten aus Deutschland (2021–2026).

Entwicklung der Ausschreibungszahlen (jährlich):

Regionale Verteilung (nach Bundesland, Top 5):

Zu den aktivsten Auftraggebern zählen das IHP GmbH – Leibniz-Institut für innovative Mikroelektronik (2 Verfahren), die Stadt Weiden i.d. OPf., das Abrechnungszentrum Emmendingen, die pronova BKK sowie der Kreis Coesfeld (je 1 Verfahren). Das breite Auftraggeber-Spektrum zeigt, dass Dokumentenmanagement-Ausschreibungen quer durch alle Verwaltungsebenen und Behördentypen stattfinden.

Typische Untergruppen und Leistungen

CPV 72512000 verfügt über keine weiteren Untercodes. Typische Leistungsarten, die unter diesen Code ausgeschrieben werden, umfassen:

• Einführung und Implementierung von DMS/ECM-Systemen (z. B. OpenText, d.velop, Fabasoft, Microsoft SharePoint)
• Einführung der elektronischen Akte (E-Akte Bund, E-Akte Land) gemäß OZG und E-Government-Gesetz
• Digitalisierung papiergebundener Akten und Archivbestände (Scanning, Indexierung, Qualitätssicherung)
• Migration bestehender DMS-Installationen auf neue Plattformen
• Integration von Dokumentenmanagementsystemen in Fachverfahren und ERP-Systeme

Beispiele für Ausschreibungen mit CPV 72512000

• Einführung E-Akte in einer Kommunalverwaltung: Eine Stadt schreibt die Einführung eines E-Akten-Systems (inkl. Beratung, Konfiguration, Datenmigration und Schulung) für ihre gesamte Verwaltung aus, um die Anforderungen des OZG zu erfüllen.
• Digitalisierung eines Behördenarchivs: Eine Landesbehörde vergibt die Massendigitalisierung von mehreren hunderttausend Papierdokumenten aus dem laufenden Registraturbestand, inklusive Indexierung nach vorgegebenem Aktenplan und revisionssicherer Einspielung ins DMS.
• DMS-Migration und -Upgrade bei einer Krankenkasse: Eine gesetzliche Krankenversicherung schreibt die Migration ihrer bestehenden Dokumentenmanagementinfrastruktur auf eine neue Plattformgeneration aus, inklusive Schnittstellen zu Abrechnungssystemen und BSI-konformem Berechtigungskonzept.

Aktuelle Ausschreibungen mit CPV 72512000 sind über TED (Tenders Electronic Daily) einsehbar.

Für wen ist CPV 72512000 relevant?

Öffentliche Auftraggeber

Typische Auftraggeber sind Bundesbehörden, Landesministerien und -behörden, Kommunalverwaltungen aller Größen, öffentlich-rechtliche Körperschaften (Krankenkassen, Rentenversicherungsträger) sowie öffentliche Forschungseinrichtungen. Der Digitalisierungsdruck durch OZG-Umsetzung und E-Government-Gesetz hat die Beschaffungsaktivität in diesem Segment erhöht; Nordrhein-Westfalen, Brandenburg und Bayern sind besonders aktive Regionen.

Unternehmen und Bieter

Typische Bieter sind spezialisierte DMS/ECM-Softwareanbieter und deren Implementierungspartner, IT-Systemhäuser mit Verwaltungs-Digitalisierungserfahrung, Digitalisierungsdienstleister (Scannen, Indexierung) sowie Beratungsunternehmen für E-Government und digitale Transformation. Gefordert werden Referenzen aus vergleichbaren DMS-Projekten im öffentlichen Sektor, Produktzertifizierungen (z. B. TR-RESISCAN für Digitalisierung, TR-ESOR für Archivierung), IT-Sicherheitsnachweise sowie Konzepte zur datenschutzgerechten Umsetzung (DSGVO). Informationen zu Vergabevorschriften bietet das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWE).

Wie hilft Bond bei CPV 72512000?

Tender Match – Ausschreibungen automatisch finden (CPV 72512000)

Mit tender.match erhalten DMS-Anbieter und IT-Dienstleister automatisch alle relevanten Ausschreibungen mit CPV 72512000 direkt in ihr Dashboard. BOND indexiert Vergaben aus über 1.000 Vergabeportalen in der EU – von TED über Bundesportale bis zu kommunalen Plattformen. Filter nach Dienstleistungsart, Region und Auftraggeber liefern tagesaktuell passende Vergaben ohne manuelle Recherche. Eine Gap-Analyse zeigt sofort, ob alle geforderten Zertifizierungen und Referenzen im Unternehmensprofil hinterlegt sind.

Company Match – Die richtigen Partner und Zulieferer finden (CPV 72512000)

Für IT-Dienstleister, die für komplexe DMS-Projekte Implementierungspartner, spezialisierte Migrationsexperten oder Digitalisierungsdienstleister suchen, bietet company.match Zugang zu einer EU-weiten Datenbank mit über 28 Mio. Unternehmen. Konsortien für große E-Akten-Einführungsprojekte lassen sich so gezielt zusammenstellen.

Häufige Fragen zu CPV 72512000

Was bedeutet der CPV-Code 72512000?

Der CPV-Code 72512000 steht für Dokumentenmanagement – also IT-Dienstleistungen rund um die elektronische Verwaltung, Speicherung und Archivierung von Dokumenten, insbesondere die Einführung von DMS/ECM-Systemen und E-Akte-Lösungen bei Behörden. Er ist Teil der CPV-Abteilung 72 (IT-Dienste).

Welche Vergabevorschriften gelten für Ausschreibungen mit CPV 72512000?

Als Dienstleistungsauftrag gilt unterhalb der EU-Schwellenwerte die UVgO, oberhalb die VgV. Bei komplexen Systemeinführungen mit hohem konzeptionellen Anteil wird häufig das Verhandlungsverfahren oder der wettbewerbliche Dialog gewählt. DSGVO-Anforderungen und ggf. BSI-Grundschutz sind regelmäßiger Bestandteil der Leistungsbeschreibung.

Wie finde ich Ausschreibungen mit CPV 72512000?

Ausschreibungen mit CPV 72512000 werden auf TED für europaweite Verfahren veröffentlicht. BOND aggregiert alle relevanten Vergaben aus über 1.000 Portalen und filtert sie nach Dienstleistungsart und Region.

Wie unterscheidet sich CPV 72512000 von CPV 72320000 (Datenbankdienste)?

CPV 72512000 fokussiert auf die Verwaltung unstrukturierter Dokumente und Akten (DMS, E-Akte, Digitalisierung), während CPV 72320000 strukturierte Datenbankdienste umfasst. In der Praxis überschneiden sich beide Codes bei modernen ECM-Plattformen, die Dokumente und Datenbankfunktionen integrieren.