Absageschreiben im Vergaberecht 2026

Das Absageschreiben informiert unterlegene Bieter über die Nichtberücksichtigung und leitet die Stillhaltefrist ein. Inhalt, Form und häufige Fehler erklärt.

Definition: Das Absageschreiben im Vergaberecht ist das konkrete Schriftstück oder die elektronische Mitteilung, mit der der öffentliche Auftraggeber einen unterlegenen Bieter oder Bewerber formgerecht über die Entscheidung informiert, ihm den Zuschlag nicht zu erteilen, und ihm damit die Möglichkeit eröffnet, innerhalb der Stillhaltefrist Rechtsschutz zu suchen.

Zuletzt aktualisiert: Jänner 2026 · Rechtsstand: § 134 GWB; § 131 BVergG 2018; Art. 55 Richtlinie 2014/24/EU

Was ist ein Absageschreiben?

Das Absageschreiben ist die praktische Umsetzung der Informationspflicht nach § 134 GWB und stellt gleichzeitig die Uhr für die Stillhaltefrist. Es unterscheidet sich von der bloßen Absage als Rechtsbegriff dadurch, dass es das konkrete Dokument bezeichnet, das den Bieter über die Zuschlagsentscheidung informiert. Das Absageschreiben ist vergaberechtlich von zentraler Bedeutung: Fehler in Form oder Inhalt können dazu führen, dass die Stillhaltefrist nicht zu laufen beginnt und der Vertrag später für nichtig erklärt werden kann.

Pflichtbestandteile des Absageschreibens

Ein ordnungsgemäßes Absageschreiben im Oberschwellenbereich muss nach § 134 GWB folgende Angaben enthalten:

Name des erfolgreichen Bieters – Wer erhält den Zuschlag?
Begründung der Nichtberücksichtigung – Warum wurde das Angebot des Adressaten nicht berücksichtigt? (z.B. Rangposition in der Wertung, Ausschlussgrund)
Wesentliche Merkmale des erfolgreichen Angebots – Welche Vorteile hat das Angebot des Zuschlagsempfängers gegenüber dem des unterlegenen Bieters? (Achtung: Geschäftsgeheimnisse sind zu schützen)
Beginn und Ende der Stillhaltefrist – Wann endet die Frist, innerhalb derer der Vertrag noch nicht geschlossen werden darf?

Typische Fehler beim Absageschreiben

In der Praxis sind folgende Mängel häufig:

Fehlende oder unzureichende Begründung: Allgemeine Formulierungen wie „Ihr Angebot war nicht das wirtschaftlichste" ohne konkrete Angaben zur Wertungsreihenfolge genügen nicht.
Fehlender Name des Zuschlagsempfängers: Das Absageschreiben muss explizit angeben, welches Unternehmen den Zuschlag erhalten soll.
Falsche Fristenangabe: Fehlerhafte Berechnung der Stillhaltefrist oder fehlende Angabe des Fristendes.
Versand an den falschen Empfänger: Das Schreiben muss an alle unterlegenen Bieter gesandt werden, die ein Angebot eingereicht haben.
Verletzung von Geschäftsgeheimnissen: Zu detaillierte Angaben über das erfolgreiche Angebot können Geschäftsgeheimnisse des Zuschlagsempfängers offenbaren.

Form des Absageschreibens

Im Oberschwellenbereich muss das Absageschreiben auf elektronischem Weg übermittelt werden. In der Praxis geschieht dies häufig über die Vergabeplattform (automatisierte Benachrichtigung) oder per E-Mail. Eine postalische Übersendung verlängert die Stillhaltefrist (15 Tage bei elektronischer/Fax-Übermittlung, ggf. mehr bei Post).

Im Unterschwellenbereich sind die Formanforderungen weniger streng; viele Vergabeordnungen verlangen jedoch ebenfalls eine schriftliche oder elektronische Information.

Abgrenzung zum Absageschreiben nach Teilnahmeantrag

Das Absageschreiben an nicht ausgewählte Bewerber (nach dem Teilnahmewettbewerb) unterscheidet sich inhaltlich vom Absageschreiben nach der Angebotswertung. Im Teilnahmewettbewerb teilt der Auftraggeber mit, dass der Bewerber nicht zur Angebotsabgabe aufgefordert wird, und nennt die Gründe (z.B. fehlende Eignung, zu viele besser qualifizierte Bewerber). Eine Stillhaltefrist im klassischen Sinne ist hier nicht vorgesehen, jedoch sind die Informationspflichten ähnlich.

FAQ

Muss ich auf das Absageschreiben antworten? Nein. Wenn Sie Einwände haben, müssen Sie innerhalb der Stillhaltefrist einen Nachprüfungsantrag stellen, nicht auf das Schreiben antworten.

Was tue ich, wenn das Absageschreiben unvollständig ist? Sie sollten den Auftraggeber unverzüglich um Ergänzung bitten. Ist das Schreiben mangelhaft, beginnt die Stillhaltefrist möglicherweise nicht zu laufen.

Gilt die Informationspflicht auch im Unterschwellenbereich? Ja, aber die Anforderungen sind weniger streng. Viele nationale Vergabeordnungen sehen gleichwohl eine Informationspflicht vor.

Zuletzt aktualisiert: Jänner 2026 Alle Angaben ohne Gewähr. Für rechtlich verbindliche Auskünfte wenden Sie sich an eine auf Vergaberecht spezialisierte Kanzlei.