Archivierungsfrist im Vergaberecht 2026
Archivierungsfrist im Vergaberecht: Wie lange müssen Vergabeakten aufbewahrt werden? Gesetzliche Fristen in Österreich und Deutschland, Rechtsgrundlagen.
Definition: Die Archivierungsfrist im Vergaberecht bezeichnet den gesetzlich vorgeschriebenen Mindestzeitraum, für den öffentliche Auftraggeber alle Unterlagen eines Vergabeverfahrens aufbewahren müssen, um Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Kontrolle zu gewährleisten.
Zuletzt aktualisiert: Jänner 2026 · Rechtsstand: Art. 84 Richtlinie 2014/24/EU, § 8 VgV, § 20 UVgO, § 17 BVergG 2018, haushaltsrechtliche Vorschriften
Was ist die Archivierungsfrist im Vergaberecht?
Die Archivierungspflicht ist eine zentrale Ausprägung des vergaberechtlichen Transparenzgebots und sichert die nachträgliche Überprüfbarkeit von Vergabeentscheidungen. Öffentliche Auftraggeber sind verpflichtet, alle Unterlagen, die im Rahmen eines Vergabeverfahrens erstellt oder verwendet wurden, für einen definierten Zeitraum aufzubewahren. Dies umfasst insbesondere den Vergabevermerk, alle eingegangenen Angebote, die Korrespondenz mit Bietern und sämtliche Wertungsdokumente.
Gesetzliche Fristen
Die konkreten Archivierungsfristen variieren zwischen den Rechtsordnungen und den anwendbaren Regelwerken.
In Deutschland gilt nach § 8 VgV eine Mindestaufbewahrungsfrist von drei Jahren ab dem Zeitpunkt der Zuschlagserteilung oder der Aufhebung des Vergabeverfahrens für den Vergabevermerk und die wesentlichen Unterlagen. Haushaltsrechtliche Vorschriften (z.B. für EU-kofinanzierte Maßnahmen) können längere Fristen von bis zu zehn Jahren oder mehr vorsehen.
In Österreich sieht § 17 BVergG 2018 eine Aufbewahrungspflicht von mindestens fünf Jahren vor, bei EU-kofinanzierten Projekten gelten die Regeln der jeweiligen Strukturfondsverordnungen, die Fristen von bis zu zehn Jahren nach Projektabschluss vorschreiben.
Umfang der Aufbewahrungspflicht
Aufzubewahren sind nicht nur der Vergabevermerk, sondern alle Unterlagen, die für die Rekonstruktion des Vergabeverfahrens erforderlich sind. Dazu gehören:
- Vergabevermerk und alle Wertungsdokumente
- Eingegangene Angebote und Teilnahmeanträge
- Bieterkommunikation (Fragen und Antworten)
- Bekanntmachungen und Vergabeunterlagen
- Zuschlagsschreiben und Absageschreiben
- Nachprüfungsentscheidungen
Elektronische Archivierung
Bei der elektronischen Vergabe sind alle Unterlagen so zu archivieren, dass ihre Authentizität und Integrität dauerhaft gewährleistet ist. Elektronische Signaturverfahren und revisionssichere Archivierungssysteme sind empfehlenswert. Die eIDAS-Verordnung und nationale Signaturgesetze sind zu beachten.
FAQ
Was passiert, wenn Unterlagen vorzeitig vernichtet werden? Die vorzeitige Vernichtung von Vergabeunterlagen kann haushaltsrechtliche Konsequenzen haben und die Verteidigung gegen Schadensersatzansprüche erheblich erschweren. Bei EU-kofinanzierten Projekten kann sie zum Verlust von Fördermitteln führen.
Gilt die Archivierungspflicht auch für aufgehobene Vergabeverfahren? Ja. Die Aufbewahrungspflicht gilt unabhängig davon, ob ein Vergabeverfahren mit einem Zuschlag abgeschlossen oder aufgehoben wurde.
Müssen auch die Angebote der nicht berücksichtigten Bieter aufbewahrt werden? Ja. Alle eingegangenen Angebote, einschließlich ausgeschiedener und nicht berücksichtigter Angebote, unterliegen der Aufbewahrungspflicht.
Zuletzt aktualisiert: Jänner 2026 Alle Angaben ohne Gewähr. Für rechtlich verbindliche Auskünfte wenden Sie sich an eine auf Vergaberecht spezialisierte Kanzlei.
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