Ausschreibungsunterlagen im Vergaberecht 2026
Ausschreibungsunterlagen: Gesamtheit der Vergabeunterlagen inklusive Leistungsbeschreibung, Vertragsbedingungen und Eignungsanforderungen. Inhalt und Pflichten.
Definition: Ausschreibungsunterlagen (auch: Vergabeunterlagen) sind die Gesamtheit aller Dokumente, die der öffentliche Auftraggeber den Bietern zur Vorbereitung ihrer Angebote zur Verfügung stellt, einschließlich Leistungsbeschreibung, Vertragsbedingungen, Eignungsanforderungen und Zuschlagskriterien.
Zuletzt aktualisiert: Jänner 2026 · Rechtsstand: Richtlinie 2014/24/EU Art. 53, BVergG 2018 §§ 83–99, GWB § 29, VgV §§ 29–30
Was sind Ausschreibungsunterlagen?
Ausschreibungsunterlagen sind das zentrale Kommunikationsmittel zwischen Auftraggeber und Bieter: Sie definieren, was beschafft werden soll, zu welchen Bedingungen und nach welchen Kriterien der Zuschlag erteilt wird. Ihr Inhalt muss vollständig, klar und widerspruchsfrei sein, damit alle Bieter auf derselben Informationsgrundlage miteinander vergleichbare Angebote erstellen können. Unklare oder fehlerhafte Ausschreibungsunterlagen sind ein häufiger Grund für Nachprüfungsverfahren und Verfahrensaufhebungen.
Pflichtbestandteile der Ausschreibungsunterlagen
Das Vergaberecht schreibt eine Mindeststruktur für Ausschreibungsunterlagen vor; fehlende Pflichtangaben können zur Unzulässigkeit des Verfahrens führen.
1. Leistungsbeschreibung
Die Leistungsbeschreibung beschreibt den Auftragsgegenstand so genau, dass die Bieter die Art und den Umfang der geforderten Leistung eindeutig verstehen können. Sie kann konstruktiv (detaillierte technische Spezifikationen) oder funktional (leistungsorientierte Anforderungen) gestaltet sein. Verweise auf bestimmte Fabrikate oder Hersteller sind grundsätzlich unzulässig (Diskriminierungsverbot).
2. Eignungsanforderungen und Eignungsnachweise
Der Auftraggeber legt fest, welche Eignungsanforderungen (Befähigung, wirtschaftliche Leistungsfähigkeit, technische und berufliche Leistungsfähigkeit) Bieter erfüllen müssen und welche Nachweise zu erbringen sind. Die Anforderungen müssen verhältnismäßig und mit dem Auftragsgegenstand verknüpft sein.
3. Zuschlagskriterien und Wertungsmethode
Die Zuschlagskriterien (Preis, Qualität, Nachhaltigkeit etc.) und ihre Gewichtung müssen vorab in den Unterlagen festgelegt und bekannt gegeben werden. Eine nachträgliche Änderung der Zuschlagskriterien ist vergaberechtswidrig.
4. Vertragsbedingungen
Die Ausschreibungsunterlagen enthalten den Entwurf des zu schließenden Vertrags oder zumindest die wesentlichen Vertragsbedingungen (Leistungsort, Ausführungsfristen, Zahlungsbedingungen, Vertragsstrafen, Haftung).
5. Verfahrensbeschreibung
Angaben zur Verfahrensart, Fristen (Angebotsfrist, Bindefrist), Einreichungsmodalitäten (elektronische Einreichung, Format, Signaturanforderungen) und Ansprechstellen.
Elektronische Bereitstellung
Seit der EU-Vergabereform 2014 müssen Ausschreibungsunterlagen im Oberschwellenbereich uneingeschränkt elektronisch und kostenlos zugänglich gemacht werden. Die Bereitstellung erfolgt über die Vergabeplattform oder das Beschafferprofil des Auftraggebers. Bieter, die die Unterlagen herunterladen, müssen nicht zwingend registriert sein; der Auftraggeber darf den Zugang nicht durch Registrierungspflichten unangemessen erschweren.
Änderungen der Ausschreibungsunterlagen
Nachträgliche Änderungen der Ausschreibungsunterlagen sind grundsätzlich zulässig, müssen aber unverzüglich allen Bietern mitgeteilt werden und dürfen keine wesentlichen Elemente des Auftrags verändern. Bei wesentlichen Änderungen (z.B. Änderung des Auftragsgegenstands) muss die Angebotsfrist entsprechend verlängert werden.
Sprachliche Anforderungen
Ausschreibungsunterlagen müssen in der Landessprache des Auftraggebers verfasst sein; zusätzliche Sprachversionen sind möglich, aber nicht verpflichtend. Im grenzüberschreitenden Bereich können Auftraggeber freiwillig englischsprachige Versionen bereitstellen, um das Bietersegment zu erweitern.
FAQ
Darf ein Auftraggeber für die Vergabeunterlagen eine Schutzgebühr verlangen? Im Oberschwellenbereich: Nein. Die EU-Richtlinie schreibt vor, dass Vergabeunterlagen kostenlos zugänglich sein müssen. Im Unterschwellenbereich können nationale Regelungen Ausnahmen vorsehen.
Was passiert, wenn die Ausschreibungsunterlagen widersprüchlich sind? Widersprüche in den Ausschreibungsunterlagen sind per Bieterfrage zu klären. Bleiben Widersprüche bestehen, kann dies ein Aufhebungsgrund sein. Bieter sollten Unklarheiten stets vor Ablauf der Angebotsfrist per schriftlichem Aufklärungsersuchen ansprechen.
Wie lange müssen Ausschreibungsunterlagen aufbewahrt werden? Öffentliche Auftraggeber sind verpflichtet, die Vergabeunterlagen und den Vergabevermerk für eine bestimmte Frist aufzubewahren. In Österreich gilt grundsätzlich eine Frist von zehn Jahren, in Deutschland von mindestens fünf Jahren nach Vertragsabschluss.
Zuletzt aktualisiert: Jänner 2026 Alle Angaben ohne Gewähr. Für rechtlich verbindliche Auskünfte wenden Sie sich an eine auf Vergaberecht spezialisierte Kanzlei.
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