Beschaffungsprozess Vergaberecht 2026

Definition: Der Beschaffungsprozess im öffentlichen Sektor umfasst alle organisatorischen, rechtlichen und operativen Schritte, die ein öffentlicher Auftraggeber von der internen Bedarfsfeststellung über die Durchführung des Vergabeverfahrens bis zum Vertragsabschluss und der Vertragserfüllung durchläuft.

Zuletzt aktualisiert: Jänner 2026 · Rechtsstand: Richtlinie 2014/24/EU, BVergG 2018, GWB/VgV/VOB/A

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Was ist der Beschaffungsprozess?

Der Beschaffungsprozess im öffentlichen Sektor ist mehr als das eigentliche Vergabeverfahren – er beginnt lange vor der Veröffentlichung der Bekanntmachung und endet erst nach der vollständigen Vertragserfüllung und Abrechnung.

Im Unterschied zur privaten Beschaffung unterliegt der öffentliche Beschaffungsprozess einer Vielzahl gesetzlicher Anforderungen und internen Controllinganforderungen. Jeder Schritt muss dokumentiert und nachvollziehbar sein. Vergaberechtliche Grundprinzipien wie Transparenz, Wettbewerb, Gleichbehandlung und Wirtschaftlichkeit müssen in jeder Phase gewahrt werden.

Phasen des Beschaffungsprozesses

Der öffentliche Beschaffungsprozess lässt sich in fünf Hauptphasen unterteilen.

Phase 1: Bedarfsermittlung und Planung

In der Planungsphase legt der Auftraggeber fest, was beschafft werden soll, warum und wann.

Wesentliche Tätigkeiten:

• Feststellung des konkreten Beschaffungsbedarfs
• Budgetplanung und Haushaltsmittelreservierung
• Festlegung des Beschaffungsgegenstands (Liefer-, Bau- oder Dienstleistungsauftrag)
• Schätzung des Auftragswerts zur Bestimmung der anwendbaren Verfahrensart
• Prüfung alternativer Beschaffungswege (Eigenleistung, zentrale Beschaffungsstelle)
• Durchführung einer Markterkundung (optional, aber empfehlenswert)

Phase 2: Vorbereitung des Vergabeverfahrens

In der Vorbereitungsphase werden alle Unterlagen erstellt, die für das Vergabeverfahren benötigt werden.

Wesentliche Tätigkeiten:

• Erstellung der Leistungsbeschreibung
• Festlegung der Verfahrensart (offenes Verfahren, Verhandlungsverfahren etc.)
• Festlegung der Eignungskriterien und der Zuschlagskriterien
• Erstellung der Vertragsbedingungen (BVB, ZVB)
• Aufstellung des Zeitplans und der Fristen
• Interne Freigaben (Vergabevermerk, Budgetfreigabe)

Phase 3: Durchführung des Vergabeverfahrens

Das eigentliche Vergabeverfahren beginnt mit der Veröffentlichung der Bekanntmachung und endet mit der Zuschlagserteilung.

Wesentliche Tätigkeiten:

• Veröffentlichung der Auftragsbekanntmachung
• Bereitstellung der Vergabeunterlagen
• Beantwortung von Bieterfragen
• Entgegennahme und Öffnung der Angebote
• Eignungsprüfung der Bieter
• Prüfung und Wertung der Angebote
• Zuschlagsentscheidung und Bekanntgabe
• Einhaltung der Stillhaltefrist
• Vertragsabschluss

Phase 4: Vertragsmanagement und -erfüllung

Nach dem Zuschlag beginnt die Phase der Vertragserfüllung, in der der Auftraggeber die Leistung überwacht und abnimmt.

Wesentliche Tätigkeiten:

• Beauftragung und Projektstart
• Leistungsüberwachung und Qualitätssicherung
• Vertragsänderungen (nur unter engen vergaberechtlichen Voraussetzungen)
• Abnahme der Leistung
• Rechnungsprüfung und -anweisung

Phase 5: Dokumentation und Nachbereitung

Abschluss und Dokumentation des Beschaffungsvorgangs sind vergaberechtlich und haushaltsrechtlich verpflichtend.

Wesentliche Tätigkeiten:

• Vergabedokumentation (Vergabevermerk) für mindestens fünf Jahre
• Abschlussevaluation (Lessons Learned)
• Statistikmeldungen (Vergabestatistik)
• Veröffentlichung der Bekanntmachung über den vergebenen Auftrag (Vergabebekanntmachung)

Vergabedokumentation

Die lückenlose Dokumentation des gesamten Beschaffungsprozesses ist eine Kernpflicht des öffentlichen Auftraggebers.

§ 8 VgV und Art. 84 Richtlinie 2014/24/EU verpflichten den Auftraggeber, den Verlauf jedes Vergabeverfahrens in einem Vergabevermerk zu dokumentieren. Dieser muss mindestens fünf Jahre lang aufbewahrt werden und soll Nachprüfungsbehörden, Rechnungshöfen und ggf. Strafverfolgungsbehörden die Kontrolle ermöglichen.

FAQ

Was ist der Unterschied zwischen Beschaffungsprozess und Beschaffungsvorgang? „Beschaffungsprozess" bezeichnet den typischen, abstrakten Ablauf (Phasenmodell), während „Beschaffungsvorgang" den konkreten Einzelfall – eine bestimmte Beschaffung eines bestimmten Auftraggebers – bezeichnet.

Ab wann muss ein Beschaffungsprozess dokumentiert werden? Die Dokumentationspflicht beginnt mit der Entscheidung zur Einleitung eines Vergabeverfahrens und umfasst alle wesentlichen Schritte bis zum Vertragsabschluss.

Kann der Beschaffungsprozess digitalisiert werden? Ja, die E-Vergabe ist seit 2018 im Oberschwellenbereich verpflichtend. Digitale Vergabeplattformen unterstützen den gesamten Prozess von der Bekanntmachung über die elektronische Angebotsabgabe bis zur digitalen Kommunikation.

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Zuletzt aktualisiert: Jänner 2026 Alle Angaben ohne Gewähr. Für rechtlich verbindliche Auskünfte wenden Sie sich an eine auf Vergaberecht spezialisierte Kanzlei.