Checkliste Vergaberecht 2026
Checkliste Vergaberecht: Strukturierter Überblick über die wichtigsten Schritte und Pflichten in öffentlichen Vergabeverfahren für Auftraggeber und Bieter.
Definition: Eine Checkliste im Vergaberecht ist ein strukturiertes Hilfsmittel, das die wesentlichen Verfahrensschritte, Pflichten und Prüfpunkte eines öffentlichen Vergabeverfahrens zusammenfasst und als Arbeits- und Kontrollinstrument für Auftraggeber und Bieter dient.
Zuletzt aktualisiert: Jänner 2026 · Rechtsstand: Richtlinie 2014/24/EU, BVergG 2018, GWB/VgV/UVgO/VOB/A
Checkliste für Auftraggeber
Eine sorgfältig gepflegte Vergabecheckliste ist das wichtigste Instrument zur Vermeidung von Verfahrensfehlern und der Sicherstellung einer vollständigen Vergabedokumentation.
Phase 1: Vorbereitung
- Bedarfsermittlung und interne Bedarfsanforderung abgeschlossen
- Markterkundung durchgeführt und dokumentiert (sofern durchgeführt)
- Schätzung des Auftragswertes vorgenommen (inkl. Optionen und Verlängerungen)
- Prüfung: Unter- oder Oberschwellenbereich?
- Prüfung: Binnenmarktrelevanz (bei Unterschwellenaufträgen)?
- Prüfung: Inhouse-Vergabe oder interkommunale Zusammenarbeit möglich?
- Wahl der Verfahrensart begründet und dokumentiert
- Losaufteilung geprüft (§ 97 Abs. 4 GWB / § 20 BVergG 2018)
- Leistungsbeschreibung produktneutral formuliert
- Eignungskriterien verhältnismäßig und auftragsbezogen festgelegt
- Zuschlagskriterien und Gewichtung festgelegt und dokumentiert
- Nachhaltigkeitskriterien geprüft und ggf. eingebunden
Phase 2: Bekanntmachung und Unterlagen
- Bekanntmachungsformular korrekt ausgefüllt (eForms ab Oktober 2023)
- Veröffentlichung: TED (Oberschwelle) oder nationale Plattform (Unterschwelle)
- Angebots-/Teilnahmefristen gesetzeskonform gesetzt
- Vergabeunterlagen vollständig und widerspruchsfrei
- Bieterfragerunde eingerichtet
- Antworten auf Bieterfragen allen Teilnehmern gleichzeitig mitgeteilt
Phase 3: Angebotsprüfung und Wertung
- Angebote fristgerecht und vollständig eingegangen
- Formelle Prüfung (Vollständigkeit, Unterschrift, Preisblätter)
- Ausschlussgrundprüfung für alle Bieter
- Eignungsprüfung abgeschlossen
- Angebotswertung nach festgelegten Kriterien dokumentiert
- Ungewöhnlich niedrige Angebote nachgefragt und bewertet (§ 60 VgV)
- Zuschlagsentscheidung getroffen und begründet
Phase 4: Zuschlag und Vertragsschluss
- Bieterinformation gemäß § 134 GWB / § 131 BVergG 2018 versandt
- Stillhaltefrist eingehalten (15 Tage bei elektronischer Mitteilung: 10 Tage)
- Vergabebekanntmachung veröffentlicht (TED / nationale Plattform)
- Vertrag abgeschlossen
- Vergabeakte vollständig und archiviert
Checkliste für Bieter
Auch für Bieter empfiehlt sich eine systematische Checkliste, um Ausschlussgründe zu vermeiden und die Chancen auf den Zuschlag zu maximieren.
Vor Angebotsabgabe
- Eignung sorgfältig geprüft (Befugnis, finanzielle/technische Leistungsfähigkeit)
- Ausschlussgründe nach § 123, 124 GWB / § 68 BVergG 2018 geprüft
- Vergabeunterlagen vollständig gelesen und verstanden
- Offene Fragen rechtzeitig (vor Fristablauf) beim Auftraggeber gestellt
- Unterauftragsvergabe und Eignungsleihe geplant
Angebotsabgabe
- Alle geforderten Unterlagen vollständig beigefügt
- Preisblätter vollständig ausgefüllt (keine Lücken)
- Angebot rechtzeitig und auf dem vorgeschriebenen Weg eingereicht
- Vertraulichkeit der Kalkulation gewahrt
- Bietergemeinschaft: Vollmacht und Haftungserklärung beigefügt
Nach Bekanntgabe des Ergebnisses
- Bieterinformation erhalten und Frist für Nachprüfungsantrag notiert
- Bei Ablehnung: Begründung angefordert
- Entscheidung über Nachprüfungsantrag innerhalb der Frist getroffen
FAQ
Gibt es offizielle Vergabechecklist von Behörden? Ja. In Deutschland stellt die Kompetenzstelle für nachhaltige Beschaffung (KNB) und das Beschaffungsamt des BMI Muster-Checklisten bereit. In Österreich bietet die Bundesbeschaffung GmbH (BBG) entsprechende Hilfsmittel.
Ist eine Checkliste rechtlich verbindlich? Nein. Checklisten sind interne Arbeitshilfen ohne Rechtsnormcharakter. Die verbindlichen Anforderungen ergeben sich ausschließlich aus den einschlägigen Vergabegesetzen und -verordnungen.
Zuletzt aktualisiert: Jänner 2026 Alle Angaben ohne Gewähr. Für rechtlich verbindliche Auskünfte wenden Sie sich an eine auf Vergaberecht spezialisierte Kanzlei.
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