Dokumentation der Ausschreibung im Vergaberecht 2026

Dokumentation der Ausschreibung: Vergabevermerk, Aufbewahrungspflichten und Anforderungen an die lückenlose Dokumentation öffentlicher Vergabeverfahren 2026.

Definition: Die Dokumentation der Ausschreibung umfasst die vollständige schriftliche Aufzeichnung aller wesentlichen Entscheidungen und Verfahrensschritte eines Vergabeverfahrens im Vergabevermerk sowie die Aufbewahrung aller verfahrensrelevanten Unterlagen.

Zuletzt aktualisiert: Jänner 2026 · Rechtsstand: Art. 84 Richtlinie 2014/24/EU, § 8 VgV, § 20 UVgO, § 22 BVergG 2018

Was ist die Dokumentation der Ausschreibung?

Die lückenlose Dokumentation ist eine der zentralen Pflichten öffentlicher Auftraggeber im Vergabeverfahren und dient der Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Kontrollierbarkeit aller Vergabeentscheidungen. Der Grundsatz der Dokumentation ist unmittelbar mit dem vergaberechtlichen Transparenzgebot verknüpft: Was nicht dokumentiert ist, gilt im Zweifel als nicht geschehen. Dieser Grundsatz hat weitreichende Konsequenzen für Nachprüfungsverfahren und Schadensersatzansprüche.

Der Vergabevermerk

Herzstück der Vergabedokumentation ist der Vergabevermerk, der alle wesentlichen Entscheidungen und die sie tragenden Gründe in chronologischer Abfolge festhält. Gemäß Art. 84 Richtlinie 2014/24/EU muss der Vergabevermerk mindestens enthalten:

Name und Anschrift des Auftraggebers und den Auftragsgegenstand
Namen der Bewerber und Bieter sowie die Gründe für ihre Nichtauswahl
Ausschlussgründe bei ausgeschlossenen Bietern
Gründe für den Ausschluss ungewöhnlich niedriger Angebote
Namen des Auftragnehmers und Gründe für die Auftragsvergabe
Bei Verhandlungsverfahren: Verlauf und Inhalt der Verhandlungen
Bei wettbewerblichem Dialog: Verlauf und Inhalt des Dialogs

Kontinuierliche Dokumentation

Die Dokumentation muss verfahrensbegleitend und zeitnah erfolgen – eine rückwirkende Erstellung des Vergabevermerks nach Abschluss des Verfahrens ist unzulässig. Jede Entscheidung ist sofort nach ihrer Treffen zu dokumentieren, um die Authentizität der Aufzeichnungen zu gewährleisten. In Nachprüfungsverfahren wird die Vergabeakte dem Gericht oder der Vergabekammer vorgelegt; nachträglich erstellte Unterlagen werden kritisch gewürdigt.

Inhalt der Vergabeakte

Die vollständige Vergabeakte umfasst weit mehr als den Vergabevermerk. Sie enthält:

Alle Bekanntmachungen
Vergabeunterlagen in ihrer endgültigen Fassung einschließlich Ergänzungen
Alle eingegangenen Angebote und Teilnahmeanträge
Bieterkommunikation (Fragen und Antworten)
Eignungsprüfungsdokumentation
Wertungsmatrix und Wertungsergebnis
Bieterinformation und Zuschlagsschreiben
Vertragsunterlagen

Aufbewahrungsfristen

Die Vergabeakten sind für einen gesetzlich definierten Zeitraum aufzubewahren. Gemäß § 8 Abs. 4 VgV sind Vergabeunterlagen mindestens drei Jahre ab Zuschlagserteilung aufzubewahren. Bei EU-kofinanzierten Projekten gelten längere Fristen (bis zu zehn Jahre).

Elektronische Dokumentation

Bei e-Vergabeverfahren erfolgt die Dokumentation weitgehend automatisiert durch die Vergabeplattform. Zeitstempel, Aktivitätsprotokolle und verschlüsselte Speicherung der Angebote dokumentieren den Verfahrensablauf systemseitig. Auftraggeber müssen sicherstellen, dass diese Daten zugänglich und exportierbar bleiben.

FAQ

Was passiert, wenn die Vergabedokumentation lückenhaft ist? Lücken im Vergabevermerk können im Nachprüfungsverfahren dazu führen, dass Entscheidungen als nicht ausreichend begründet angesehen werden. Im Extremfall kann dies zur Aufhebung der Vergabeentscheidung führen.

Muss auch ein aufgehobenes Vergabeverfahren vollständig dokumentiert werden? Ja. Die Gründe für die Aufhebung müssen dokumentiert und bekanntgemacht werden.

Haben Bieter das Recht, die Vergabeakte einzusehen? Im Rahmen eines Nachprüfungsverfahrens kann die Vergabekammer Akteneinsicht gewähren. Außerhalb eines Verfahrens besteht kein generelles Akteneinsichtsrecht; Informationsansprüche nach nationalen Informationsfreiheitsgesetzen können jedoch bestehen.

Zuletzt aktualisiert: Jänner 2026 Alle Angaben ohne Gewähr. Für rechtlich verbindliche Auskünfte wenden Sie sich an eine auf Vergaberecht spezialisierte Kanzlei.