eAkte im Vergaberecht 2026
eAkte im Vergaberecht: Elektronische Vergabeakte, die alle vergaberelevanten Dokumente digital erfasst und die gesetzliche Dokumentationspflicht erfüllt.
Definition: Die eAkte (elektronische Akte) im Vergaberecht bezeichnet die vollständig digitale Führung der Vergabeakte, in der sämtliche verfahrensrelevanten Dokumente – von der Bedarfsfeststellung bis zur Zuschlagserteilung und Vertragsdurchführung – elektronisch erfasst, gespeichert und archiviert werden.
Zuletzt aktualisiert: Jänner 2026 · Rechtsstand: BVergG 2018 § 320, VgV § 8, Richtlinie 2014/24/EU Art. 84
Was ist die eAkte im Vergaberecht?
Die eAkte ist die digitale Entsprechung der klassischen Papier-Vergabeakte und dient der lückenlosen Dokumentation des gesamten Vergabeverfahrens. Die Dokumentationspflicht ist ein Kernbestandteil des Vergaberechts: Auftraggeber müssen alle wesentlichen Entscheidungen und Schritte eines Vergabeverfahrens so dokumentieren, dass eine nachträgliche Überprüfung durch Kontrollorgane (Vergabekontrollbehörden, Rechnungshöfe) möglich ist.
Mit der fortschreitenden Digitalisierung des öffentlichen Auftragswesens (eVergabe) werden Vergabeakten zunehmend vollständig elektronisch geführt. Viele eVergabe-Plattformen bieten integrierte Aktenführungsfunktionen an, die eine automatische Protokollierung von Verfahrensschritten ermöglichen.
Inhalt der Vergabeakte
Die Vergabeakte muss nach Art. 84 der Richtlinie 2014/24/EU und den nationalen Umsetzungsvorschriften zumindest folgende Inhalte umfassen:
- Bekanntmachung und Vergabeunterlagen
- Teilnahme- und Angebotsdokumentation (eingereichte Angebote, Öffnungsprotokoll)
- Eignungs- und Angebotsprüfung (Prüfvermerke, Aufklärungsschreiben)
- Wertungsdokumentation (Zuschlagskriterien, Bewertungsmatrizen)
- Zuschlagsentscheidung und Bieterinformation
- Vergabevermerk
- Eventuelle Nachprüfungsverfahren und deren Ergebnisse
Vergabevermerk als Kernelement
Das Herzstück der eAkte ist der Vergabevermerk: Er dokumentiert alle wesentlichen Entscheidungen des Vergabeverfahrens und muss spätestens nach Zuschlagserteilung erstellt sein.
Art. 84 der Richtlinie 2014/24/EU legt den Mindestinhalt des Vergabevermerks fest. In Österreich regelt § 320 BVergG 2018 die Dokumentationspflicht; in Deutschland § 8 VgV. Der Vergabevermerk muss mindestens drei Jahre nach Abschluss des Vergabeverfahrens aufbewahrt werden.
Elektronische Archivierung und Datenschutz
Bei der elektronischen Führung der Vergabeakte sind die Anforderungen an Datenschutz (DSGVO), Revisionssicherheit und Langzeitarchivierung zu beachten.
Vergabeakten enthalten häufig personenbezogene Daten (Unternehmensvertreter, Ausschlussgrunddokumente) sowie sensible Geschäftsinformationen. Die Systeme zur eAkte-Führung müssen daher Anforderungen an Zugriffskontrolle, Änderungssicherheit und Löschfristen erfüllen.
FAQ
Wie lange muss die Vergabeakte aufbewahrt werden? Nach EU-Recht mindestens drei Jahre. Bei EU-kofinanzierten Projekten können längere Aufbewahrungsfristen (bis zu zehn Jahre) gelten.
Muss die eAkte für Kontrollorgane zugänglich sein? Ja. Vergabekontrollbehörden und Rechnungshöfe haben im Rahmen von Prüfungen das Recht auf Einsicht in die Vergabeakte.
Können Bieter Einsicht in die Vergabeakte nehmen? Teilweise: Unterlegene Bieter haben nach Zuschlagserteilung Anspruch auf bestimmte Informationen (z. B. Merkmale des Bestangebots), nicht aber auf vollständige Akteneinsicht.
Zuletzt aktualisiert: Jänner 2026 Alle Angaben ohne Gewähr. Für rechtlich verbindliche Auskünfte wenden Sie sich an eine auf Vergaberecht spezialisierte Kanzlei.
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