Elektronische Rechnung Vergaberecht 2026
Elektronische Rechnung im öffentlichen Auftragswesen: Pflicht zur E-Rechnung gegenüber öffentlichen Auftraggebern. Rechtslage in Österreich und Deutschland 2026.
Definition: Die elektronische Rechnung (E-Rechnung) im öffentlichen Auftragswesen ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht, und die öffentliche Auftraggeber nach der Richtlinie 2014/55/EU verpflichtend annehmen und verarbeiten müssen.
Zuletzt aktualisiert: Jänner 2026 · Rechtsstand: Richtlinie 2014/55/EU, Europäischer Standard EN 16931, E-Rechnungsgesetz Deutschland (ERechG), E-Rechnungsverordnung (ERechV), Österreich: IKT-Konsolidierungsgesetz
Was ist eine elektronische Rechnung im Vergaberecht?
Die elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist mehr als nur eine PDF-Rechnung per E-Mail – sie ist eine strukturiert codierte Rechnung, die maschinenlesbar und automatisch verarbeitbar ist. Die Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen verpflichtet alle öffentlichen Auftraggeber in der EU, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten, die dem Europäischen Standard EN 16931 entsprechen.
Der Europäische Standard EN 16931 definiert ein einheitliches semantisches Datenmodell für Rechnungen, das durch verschiedene Syntaxen (z. B. UBL 2.1, UN/CEFACT CII) ausgedrückt werden kann. Die verbreiteten nationalen Formate (ZUGFeRD/Factur-X in Deutschland und Österreich, XRechnung in Deutschland) müssen mit dem Standard konform sein.
Rechtslage in Deutschland
In Deutschland ist die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung gegenüber Bundesbehörden seit dem 27. November 2020 vollständig in Kraft. Das E-Rechnungsgesetz (ERechG) und die E-Rechnungsverordnung (ERechV) setzen die Richtlinie 2014/55/EU um. Bundesbehörden sind verpflichtet, E-Rechnungen im Format XRechnung (oder einem anderen EN 16931-konformen Format) zu empfangen. Auf Landes- und Kommunalebene bestehen unterschiedliche Übergangsregelungen.
Ab 2025 gilt zudem im Bereich der Umsatzsteuer eine allgemeine B2B-Pflicht zur E-Rechnung in Deutschland, die auch mittelbar für Vergabeverfahren relevant ist.
Rechtslage in Österreich
In Österreich sind Rechnungen an Bundesbehörden seit 1. Jänner 2014 elektronisch zu übermitteln. Österreich war damit EU-weit eines der ersten Länder mit einer weitreichenden E-Rechnungspflicht. Rechnungen an Bundesbehörden sind über das Unternehmensserviceportal (USP) im Format „ebInterface" einzureichen. Für Rechnungen an Länder und Gemeinden können abweichende Regelungen gelten.
Formate und Standard
Der Europäische Standard EN 16931 ist die verpflichtende Basis; national sind verschiedene konforme Syntaxen in Verwendung.
| Format | Land | Beschreibung |
|---|---|---|
| XRechnung | Deutschland | XML-basiertes Format für Bundesbehörden |
| ZUGFeRD / Factur-X | Deutschland, Österreich, Frankreich | Hybridformat (PDF + XML) |
| ebInterface | Österreich | Österreichisches XML-Format für Bundesbehörden |
| PEPPOL BIS | EU-weit | Interoperables Übertragungsformat über das PEPPOL-Netzwerk |
PEPPOL-Netzwerk
Das PEPPOL-Netzwerk (Pan-European Public Procurement Online) ist die bevorzugte Infrastruktur für die sichere, interoperable Übermittlung von E-Rechnungen im europäischen öffentlichen Beschaffungswesen. Über PEPPOL können Rechnungen länderübergreifend und plattformunabhängig übertragen werden.
Verwandte Begriffe
FAQ
Reicht eine PDF-Rechnung als elektronische Rechnung im Sinne der Richtlinie 2014/55/EU? Nein. Eine einfache PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung im Sinne der Richtlinie, da sie nicht strukturiert und maschinenlesbar ist. Das Hybridformat ZUGFeRD/Factur-X enthält jedoch neben der lesbaren PDF-Ansicht auch ein maschinenlesbares XML und kann als E-Rechnung anerkannt werden.
Müssen alle Lieferanten von Bundesbehörden E-Rechnungen ausstellen? In Deutschland ja, wenn es sich um öffentliche Aufträge handelt. Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung trifft Auftragnehmer öffentlicher Auftraggeber auf Bundesebene.
Welche Software wird für die Erstellung von XRechnungen benötigt? Es gibt zahlreiche kostenlose und kommerzielle Softwarelösungen. Außerdem bietet die Bundesdruckerei einen kostenlosen Online-Editor für XRechnung an.
Zuletzt aktualisiert: Jänner 2026 Alle Angaben ohne Gewähr. Für rechtlich verbindliche Auskünfte wenden Sie sich an eine auf Vergaberecht spezialisierte Kanzlei.
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