Fehlende Unterlagen im Vergaberecht 2026

Definition: Fehlende Unterlagen im Vergaberecht sind Nachweisdokumente, Bescheinigungen oder Belege, die ein Bieter nicht mit seinem Angebot oder Teilnahmeantrag vorgelegt hat, obwohl der Auftraggeber diese als Eignungsnachweis oder sonstigen Nachweis gefordert hat.

Zuletzt aktualisiert: Jänner 2026 · Rechtsstand: § 56 VgV, Art. 56 Abs. 3 Richtlinie 2014/24/EU, § 129 BVergG 2018

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Was sind fehlende Unterlagen?

Fehlende Unterlagen stellen im Vergabeverfahren eine der häufigsten Ursachen für Rückfragen und Ausschlussrisiken dar – das richtige Verständnis der Nachforderungsregeln ist daher für Bieter wie Auftraggeber gleichermaßen wichtig. Im Unterschied zu fehlenden Erklärungen (Eigenerklärungen des Bieters) handelt es sich bei „Unterlagen" um Dokumente, die von Dritten ausgestellt wurden oder amtlichen Charakter haben.

Typische fehlende Unterlagen sind:

• Handelsregisterauszüge
• Gewerbeanmeldungen oder Berufsqualifikationsnachweise
• Zertifikate (z.B. ISO 9001, ISO 14001)
• Bilanzen oder Jahresabschlüsse als Nachweise der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit
• Referenzschreiben oder Referenzbestätigungen
• Polizeiliches Führungszeugnis oder Unbedenklichkeitsbescheinigungen
• Berufs- oder Haftpflichtversicherungsnachweise
• Auszüge aus dem Gewerbezentralregister

Nachforderungsrecht des Auftraggebers

Gemäß Art. 56 Abs. 3 der Richtlinie 2014/24/EU können Auftraggeber fehlende, unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen nachfordern, sofern diese unternehmensbezogen sind.

Das Nachforderungsrecht ist ein Ermessen, das der Auftraggeber pflichtgemäß ausüben muss. Die wichtigsten Grundsätze:

• Gleichbehandlung: Wird von einem Bieter eine Unterlage nachgefordert, muss dies auch bei anderen Bietern mit denselben Fehlern geschehen.
• Kein Ausschluss vor Nachforderung: Bei nachforderbaren Unterlagen darf der Auftraggeber nicht sofort ausschließen.
• Angemessene Frist: Die Nachforderungsfrist muss realistische Beschaffungsmöglichkeiten berücksichtigen.
• Dokumentationspflicht: Die Nachforderungsaufforderung und die Reaktion des Bieters sind zu dokumentieren.

Nicht nachforderbarer Unterlagen

Bestimmte Unterlagen dürfen nach Ablauf der Angebotsfrist nicht mehr nachgefordert werden, weil ihre Nachforderung den Wettbewerb verfälschen würde.

Nicht nachforderbarer sind insbesondere:

• Fehlende Preisangaben oder Einheitspreise im Leistungsverzeichnis
• Angebotsbezogene Unterlagen, die den Angebotsinhalt selbst definieren (z.B. technische Konzepte, die Bewertungsgrundlage sind)
• Unterlagen, deren Vorlage der Auftraggeber ausdrücklich als absolutes Mindesterfordernis mit Ausschlusskonsequenz festgelegt hat

ESPD und vereinfachter Nachweis

Das Europäische Einheitliche Beschaffungsdokument (ESPD) ermöglicht es Bietern, ihre Eignung zunächst durch Eigenerklärung zu belegen; die eigentlichen Unterlagen müssen erst vom Zuschlagskandidaten vorgelegt werden.

Durch den ESPD wird das Problem fehlender Unterlagen in der frühen Verfahrensphase erheblich reduziert. Nur der Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, muss die tatsächlichen Nachweise vorlegen. Bei diesem Bieter sind fehlende Unterlagen jedoch besonders kritisch: Ein nicht erbrachter Nachweis kann zum Zuschlagsentzug führen.

Verwandte Begriffe

• Fehlende Bieterangaben
• Fehlende Erklärungen
• Eignungsprüfung
• Eignungskriterien
• Formelle Mängel und Fehler der Angebote

FAQ

Wie lange hat ein Bieter Zeit, nachgeforderte Unterlagen einzureichen? Die Frist setzt der Auftraggeber; sie muss angemessen sein. In der Praxis werden häufig Fristen zwischen drei und zehn Werktagen gesetzt, je nach Komplexität der nachgeforderten Unterlagen.

Was passiert, wenn ein Bieter die nachgeforderte Unterlage nicht rechtzeitig einreicht? Das Angebot wird ausgeschlossen. Eine weitere Fristverlängerung ist möglich, aber nicht verpflichtend, sofern die ursprüngliche Frist angemessen war.

Kann der Bieter fehlende Unterlagen unaufgefordert nachreichen? Nur innerhalb der Angebotsfrist. Nach Fristablauf ist eine unaufgeforderte Nachreichung unzulässig und darf vom Auftraggeber nicht berücksichtigt werden.

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Zuletzt aktualisiert: Jänner 2026 Alle Angaben ohne Gewähr. Für rechtlich verbindliche Auskünfte wenden Sie sich an eine auf Vergaberecht spezialisierte Kanzlei.