Ortsbesichtigung im Vergaberecht

Die Ortsbesichtigung ist die Besichtigung des Leistungsortes vor Angebotsabgabe – freiwillig oder obligatorisch – und unterliegt dem Gleichbehandlungsgebot.

Definition: Eine Ortsbesichtigung ist die vom Auftraggeber organisierte oder ermöglichte Besichtigung des Leistungsortes vor Ablauf der Angebotsfrist, die Bietern ermöglicht, sich vor Ort über die tatsächlichen Leistungsbedingungen zu informieren und ihr Angebot sachgerecht zu kalkulieren.

Zuletzt aktualisiert: Jänner 2026 · Rechtsstand: BVergG 2018, VOB/A, Richtlinie 2014/24/EU

Was ist eine Ortsbesichtigung?

Die Ortsbesichtigung – auch Besichtigungstermin oder Bietergespräch vor Ort genannt – gibt Unternehmen die Möglichkeit, den Ort der Leistungserbringung vor Abgabe ihres Angebots in Augenschein zu nehmen. Bei Bauleistungen, Reinigungsarbeiten, technischen Wartungsaufträgen oder anderen objektbezogenen Leistungen ist die Kenntnis der örtlichen Gegebenheiten häufig unerlässlich für eine korrekte Kalkulation.

Der Auftraggeber kann die Ortsbesichtigung als freiwillige Option anbieten oder – unter strengen Voraussetzungen – als verpflichtend ausgestalten.

Bedeutung im Vergabeverfahren

Die Ausgestaltung der Ortsbesichtigung berührt unmittelbar das Gleichbehandlungsgebot: Alle Bieter müssen gleichermaßen Zugang zu denselben Informationen und Gegebenheiten vor Ort erhalten.

Freiwillige Ortsbesichtigung

Bei der freiwilligen Ortsbesichtigung steht es den Bietern frei, ob sie am Termin teilnehmen. Der Auftraggeber muss sicherstellen, dass die Vergabeunterlagen alle wesentlichen Informationen enthalten, sodass Bieter ohne Besichtigung ein sachgerechtes Angebot erstellen können.

Obligatorische (Pflicht-)Ortsbesichtigung

Eine Pflichtbesichtigung mit Ausschlusswirkung – d. h. Bieter, die nicht erscheinen, werden ausgeschlossen – ist vergaberechtlich nur dann zulässig, wenn die Ortskenntnis für eine sachgerechte Angebotserstellung objektiv unerlässlich ist und durch keine andere Maßnahme (z. B. Pläne, Fotos, Beschreibungen) substituiert werden kann. Eine unverhältnismäßige Pflichtbesichtigung, die den Wettbewerb einschränkt, ist unzulässig.

In der Einladung zur Ortsbesichtigung müssen Ort, Datum und Uhrzeit klar angegeben sein. Es ist ein einziger, allgemein zugänglicher Termin anzubieten. Kann ein Bieter aus nachvollziehbaren Gründen nicht erscheinen (z. B. kurzfristige Erkrankung), ist der Auftraggeber nach Maßgabe des Einzelfalls zur Ermöglichung eines Ersatztermins verpflichtet, um eine unverhältnismäßige Ausschlusswirkung zu vermeiden.

Protokollierung

Die Ortsbesichtigung ist vollständig zu protokollieren. Das Protokoll hält die Anwesenheit der Bieter, gestellte Fragen und erteilte Auskünfte fest. Auskünfte, die während der Besichtigung erteilt werden, sind im Anschluss allen Bietern – auch jenen, die nicht teilgenommen haben – schriftlich bekanntzugeben, um das Gleichbehandlungsgebot zu wahren.

Auswirkungen auf die Angebotsfrist

Wenn eine Ortsbesichtigung vorgesehen ist, muss die Angebotsfrist so bemessen sein, dass Bieter nach der Besichtigung noch ausreichend Zeit haben, ihr Angebot zu erstellen. Die Frist beginnt frühestens nach dem Besichtigungstermin zu laufen bzw. muss eine genügende Restzeitspanne nach der Besichtigung umfassen.