Vergabeakten 2026 – Dokumentationspflicht im Vergaberecht

Vergabeakten: Pflichtdokumentation öffentlicher Auftraggeber über alle wesentlichen Entscheidungen im Vergabeverfahren. Inhalt, Form und Rechtswirkung.

Definition: Vergabeakten sind die vollständige Dokumentation aller wesentlichen Entscheidungen und Maßnahmen im Verlauf eines Vergabeverfahrens, die öffentliche Auftraggeber gesetzlich verpflichtet sind zu erstellen und aufzubewahren, um Transparenz, Nachvollziehbarkeit und effektiven Rechtsschutz zu gewährleisten.

Zuletzt aktualisiert: Jänner 2026 · Rechtsstand: § 8 VgV, § 20 VOB/A, § 6 UVgO, BVergG 2018

Was sind Vergabeakten?

Vergabeakten (auch: Vergabedokumentation, Vergabevermerk) sind die schriftliche Aufzeichnung aller wesentlichen Verfahrensschritte, Entscheidungen und Begründungen eines Vergabeverfahrens. Die Dokumentationspflicht ist ein Kerngebot des Vergaberechts und dient mehreren Zwecken: Sie schafft Transparenz gegenüber Bietern und Kontrollorganen, ermöglicht die gerichtliche Überprüfbarkeit von Vergabeentscheidungen und sichert die interne Nachvollziehbarkeit für den Auftraggeber selbst.

Die Pflicht zur Führung von Vergabeakten ergibt sich aus § 8 VgV (Oberschwellenbereich), § 20 VOB/A sowie § 6 UVgO (Unterschwellenbereich) und ist im BVergG 2018 für Österreich geregelt.

Inhalt der Vergabeakten

Die Vergabeakten müssen alle wesentlichen Entscheidungen des Vergabeverfahrens dokumentieren und begründen. Dazu gehören insbesondere:

Begründung der Verfahrenswahl und des geschätzten Auftragswerts
Leistungsbeschreibung und Festlegung der Eignungs- und Zuschlagskriterien
Bekanntmachungsunterlagen und Vergabeunterlagen
Dokumentation der Bewerber- und Bieterauswahl
Ergebnis der Angebotsprüfung und -wertung
Entscheidung über die Zuschlagserteilung mit Begründung
Kommunikation mit Bietern (Bieterfragen, Klarstellungen)
Entscheidungen über Ausschlüsse mit Begründung

Form und Aufbewahrung

Die Vergabeakten sind so zu führen, dass das Vergabeverfahren in allen Schritten von einem sachkundigen Dritten nachvollzogen werden kann. Im Oberschwellenbereich muss die Dokumentation mindestens drei Jahre nach Zuschlagserteilung aufbewahrt werden (§ 8 Abs. 4 VgV). Für öffentlich geförderte Projekte gelten häufig längere Aufbewahrungsfristen (bis zu zehn oder mehr Jahre).

Vergabeakten im Nachprüfungsverfahren

Im Nachprüfungsverfahren spielen die Vergabeakten eine zentrale Rolle: Die Vergabekammer kann Einsicht in die Vergabeakten verlangen, um die Rechtmäßigkeit der Vergabeentscheidung zu überprüfen. Lückenhafte oder nachträglich ergänzte Vergabeakten sind ein häufiger Grund für die Aufhebung von Vergabeentscheidungen durch Vergabekammern. Der Auftraggeber trägt die Beweislast für die Rechtmäßigkeit seiner Entscheidungen.

Akteneinsicht für Bieter

Bieter haben im Nachprüfungsverfahren ein Recht auf Akteneinsicht, das jedoch durch den Schutz von Geschäftsgeheimnissen begrenzt ist. Der Auftraggeber und die Vergabekammer müssen abwägen, welche Teile der Vergabeakten Dritten zugänglich gemacht werden dürfen.

FAQ

Was passiert, wenn die Vergabeakten unvollständig sind? Unvollständige Vergabeakten können im Nachprüfungsverfahren dazu führen, dass der Auftraggeber nicht nachweisen kann, dass er rechtmäßig gehandelt hat. Dies kann zur Aufhebung der Vergabeentscheidung führen.

Können nachträgliche Ergänzungen der Vergabeakten berücksichtigt werden? Nein, grundsätzlich nicht. Die Dokumentation muss zeitnah und verfahrensbegleitend erfolgen. Nachträgliche Ergänzungen werden von Vergabekammern kritisch betrachtet und in der Regel nicht anerkannt.

Müssen Vergabeakten im Unterschwellenbereich geführt werden? Ja, auch im Unterschwellenbereich besteht eine Dokumentationspflicht, die sich aus den nationalen Vorschriften (UVgO, VOB/A Abschnitt 1) ergibt. Der Umfang ist jedoch geringer als im Oberschwellenbereich.

Zuletzt aktualisiert: Jänner 2026 Alle Angaben ohne Gewähr. Für rechtlich verbindliche Auskünfte wenden Sie sich an eine auf Vergaberecht spezialisierte Kanzlei.