Vergabeprozess 2026 – Ablauf öffentlicher Vergabeverfahren Schritt für Schritt

Vergabeprozess: Alle Phasen eines öffentlichen Vergabeverfahrens von der Bedarfsermittlung bis zum Vertragsschluss. Ablauf, Fristen und rechtliche Anforderungen.

Definition: Der Vergabeprozess bezeichnet den gesamten Ablauf eines öffentlichen Vergabeverfahrens – von der internen Bedarfsfeststellung und Marktanalyse über die Bekanntmachung und Angebotswertung bis hin zur Zuschlagserteilung und dem Vertragsschluss.

Zuletzt aktualisiert: Jänner 2026 · Rechtsstand: §§ 97–131 GWB, VgV, VOB/A, UVgO, BVergG 2018

Was ist der Vergabeprozess?

Der Vergabeprozess ist die strukturierte Abfolge von Handlungsschritten, die ein öffentlicher Auftraggeber bei der Beschaffung von Waren, Bau- oder Dienstleistungen einhalten muss, um die vergaberechtlichen Anforderungen zu erfüllen. Er ist nicht nur eine rechtliche Pflicht, sondern auch ein Managementprozess, der erhebliche organisatorische und kommunikative Anforderungen stellt. Ein gut gemanagter Vergabeprozess reduziert das Risiko von Vergabefehlern, Nachprüfungsverfahren und Kostensteigerungen.

Die Phasen des Vergabeprozesses

Phase 1: Bedarfsermittlung und Markterkundung

Der Vergabeprozess beginnt mit einer sorgfältigen Bedarfsanalyse. Der Auftraggeber muss klären: Was wird benötigt? Welche Menge? Bis wann? Wie wird die Qualität definiert? In dieser Phase ist auch die Markterkundung zulässig und empfehlenswert – der Auftraggeber kann mit potenziellen Lieferanten sprechen, Informationsgespräche führen und Referenzprojekte prüfen. Wichtig ist dabei die Dokumentation und Wahrung der Gleichbehandlung aller späteren Bieter.

Phase 2: Verfahrenswahl und Planung

Auf Basis des geschätzten Auftragswertes und der Auftragsart wählt der Auftraggeber das geeignete Vergabeverfahren. Liegt der Auftragswert über den EU-Schwellenwerten, kommen offenes Verfahren, nicht offenes Verfahren, Verhandlungsverfahren, wettbewerblicher Dialog oder Innovationspartnerschaft in Betracht. Im Unterschwellenbereich gelten die Verfahrensarten nach UVgO oder VOB/A Abschnitt 1.

Phase 3: Erstellung der Vergabeunterlagen

Die Vergabeunterlagen sind das Herzstück des Vergabeverfahrens. Sie müssen folgende Elemente enthalten:

Leistungsbeschreibung: Eindeutige, erschöpfende und technologieneutrale Beschreibung des Beschaffungsgegenstands
Eignungskriterien: Anforderungen an Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit
Zuschlagskriterien: Vorab definierte und gewichtete Wertungskriterien
Vertragsbedingungen: Allgemeine und besondere Vertragsbedingungen
Formblätter: Angebotsformular, Erklärungen zu Ausschlussgründen, Tariftreue etc.

Phase 4: Bekanntmachung

Im Oberschwellenbereich muss die Ausschreibung EU-weit über TED bekannt gemacht werden; im Unterschwellenbereich auf nationalen oder regionalen Bekanntmachungsplattformen. Die Bekanntmachung enthält alle wesentlichen Informationen zum Vergabeverfahren (Auftraggeber, Auftragsgegenstand, Eignungs- und Zuschlagskriterien, Fristen).

Phase 5: Angebotsphase

In der Angebotsphase können Interessenten die Vergabeunterlagen herunterladen und Rückfragen stellen. Der Auftraggeber beantwortet alle eingehenden Bieterfragen zeitgleich an alle Interessenten (Gleichbehandlungsgebot). Am Ende der Angebotsfrist werden die eingereichten Angebote geöffnet.

Phase 6: Prüfung und Wertung der Angebote

Die Angebotsprüfung und -wertung erfolgt in mehreren Stufen:

Formelle Prüfung: Vollständigkeit, Rechtzeitigkeit, Formvorschriften
Eignungsprüfung: Erfüllen der Bieter die Eignungsanforderungen?
Ausschlussprüfung: Liegen zwingende oder fakultative Ausschlussgründe vor?
Inhaltliche Prüfung: Angemessenheit der Preise, Auskömmlichkeit
Wertung: Bewertung anhand der vorab festgelegten Zuschlagskriterien
Ergebnis: Das wirtschaftlich günstigste Angebot erhält den Zuschlag

Phase 7: Information und Stillhaltefrist

Vor Zuschlagserteilung müssen alle unterlegenen Bieter informiert werden (§ 134 GWB). Die Information muss den Grund für die Nichtberücksichtigung und das früheste Datum für den Vertragsschluss enthalten. Danach beginnt die Stillhaltefrist von mindestens 15 Kalendertagen, in der unterlegene Bieter einen Nachprüfungsantrag stellen können.

Phase 8: Zuschlagserteilung und Vertragsschluss

Nach Ablauf der Stillhaltefrist ohne Nachprüfungsantrag kann der Zuschlag erteilt und der Vertrag geschlossen werden. Der Zuschlag ist die Annahme des wirtschaftlich günstigsten Angebots und begründet den öffentlichen Auftrag. Der Vertrag muss schriftlich geschlossen werden.

Phase 9: Bekanntmachung der Vergabeentscheidung

Bei EU-weiten Verfahren muss der Auftraggeber innerhalb von 30 Tagen nach Vertragsschluss eine Bekanntmachung der Auftragsvergabe im EU-Amtsblatt veröffentlichen (§ 38 VgV). Diese Transparenzbekanntmachung informiert den Markt über den abgeschlossenen Auftrag.

Phase 10: Vertragsmanagement

Der Vergabeprozess endet nicht mit dem Vertragsschluss. Nachfolgende Aufgaben sind die Überwachung der Leistungserbringung, das Management von Vertragsänderungen (eng begrenzt durch § 132 GWB), die Abnahme und Rechnungsprüfung sowie die Lieferantenbewertung für künftige Vergaben.

FAQ

Wie lange dauert ein Vergabeprozess? Die Mindestlaufzeit hängt von den gesetzlichen Mindestfristen ab. Im offenen Verfahren nach VgV beträgt die Angebotsfrist mindestens 35 Tage (bei elektronischer Bekanntmachung), die Stillhaltefrist nach Zuschlagsinformation mindestens 15 Tage. Insgesamt sind für einfache Verfahren drei bis vier Monate realistisch; komplexe Verfahren (wettbewerblicher Dialog, Innovationspartnerschaft) können ein bis zwei Jahre dauern.

Was passiert, wenn keine ausreichend viele Angebote eingehen? Der Auftraggeber kann das Verfahren aufheben, wenn die Zahl der Angebote für einen echten Wettbewerb nicht ausreicht, und ein neues Verfahren einleiten – ggf. mit angepassten Anforderungen.

Darf ein Auftraggeber das Verfahren nach Angebotsöffnung noch abbrechen? Ja, eine Aufhebung ist unter bestimmten Voraussetzungen zulässig (z. B. wenn kein wirtschaftliches Angebot vorliegt, grundlegende Änderungen des Bedarfs eingetreten sind). Die Aufhebung muss begründet und bekannt gemacht werden; bei ungerechtfertigter Aufhebung können Bieter Schadensersatz verlangen.

Zuletzt aktualisiert: Jänner 2026 Alle Angaben ohne Gewähr. Für rechtlich verbindliche Auskünfte wenden Sie sich an eine auf Vergaberecht spezialisierte Kanzlei.