Vergabesoftware 2026 – Digitale Lösungen für das öffentliche Beschaffungswesen

Vergabesoftware: Digitale Tools für Auftraggeber und Bieter im Vergabeprozess. Funktionen, Anbieter, Auswahlkriterien und Pflicht zur E-Vergabe erklärt.

Definition: Vergabesoftware ist eine spezialisierte Software-Lösung, die öffentliche Auftraggeber und/oder Bieter bei der Planung, Durchführung, Dokumentation und Auswertung von Vergabeverfahren unterstützt und typischerweise Funktionen für Bekanntmachung, Angebotsmanagement, Wertung und Dokumentation umfasst.

Zuletzt aktualisiert: Jänner 2026 · Rechtsstand: § 97 Abs. 5 GWB, §§ 10–13 VgV, Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780 (eForms)

Was ist Vergabesoftware?

Vergabesoftware ist das technische Rückgrat der modernen E-Vergabe und unterstützt Auftraggeber dabei, Vergabeverfahren rechtssicher, effizient und vollständig digital abzuwickeln. Mit der durch die EU-Vergaberechtsreform 2016 eingeführten Pflicht zur elektronischen Kommunikation im Vergabeverfahren (vollständig wirksam seit 2019 für alle öffentlichen Auftraggeber im Oberschwellenbereich) ist Vergabesoftware für die meisten öffentlichen Einrichtungen nicht mehr optional, sondern Pflicht.

Funktionen moderner Vergabesoftware

Typische Funktionsbereiche von Vergabesoftware für Auftraggeber:

Verfahrensmanagement: Erstellung und Verwaltung von Vergabeverfahren, Workflow-Steuerung
Vergabeunterlagen: Erstellung, Versionierung und elektronische Bereitstellung
Bekanntmachung: Automatisierte Übermittlung an nationale und EU-weite Bekanntmachungsplattformen (eForms-konform)
Bietermitteilungen: Verwaltung von Bieterfragen und Antworten (gleichzeitig an alle)
Angebotsmanagement: Sicherer Empfang, Verschlüsselung und zeitgesteuerte Öffnung von Angeboten
Angebotswertung: Digitale Unterstützung der Wertungsmatrix und Berechnung
Vergabedokumentation: Automatisierte Erstellung des Vergabevermerks
Vergabestatistik: Auswertungen für interne Zwecke und gesetzliche Berichtspflichten

Funktionen für Bieter (Bieterclient/Bieterportal):

Registrierung und Profilverwaltung
Download von Vergabeunterlagen
Einreichung von Teilnahmeanträgen und Angeboten (verschlüsselt)
Verwaltung und Einreichung des ESPD
Benachrichtigungen zu Verfahrensstatus

Bekannte Vergabesoftwareanbieter in Deutschland

Der Markt für Vergabesoftware ist in Deutschland fragmentiert, mit regionalen Schwerpunkten:

Anbieter/Produkt	Besonderheiten
DTVP / Aumass GmbH	Marktführer, weit verbreitet bei Kommunen
eVergabe Bund (Beschaffungsamt)	Für Bundesbehörden
cosinex	Fokus auf Bundesländer
Vergabe24 / subreport	Aggregator und Vergabeplattform
SAP Ariba / SAP SRM	Für größere Auftraggeber mit SAP-Infrastruktur
Onventis	Cloudbasierte Beschaffungslösung

Anforderungen an Vergabesoftware

Vergabesoftware muss technische und rechtliche Mindestanforderungen erfüllen, insbesondere:

eForms-Kompatibilität: Seit Oktober 2023 müssen EU-Bekanntmachungen im neuen eForms-Standard übermittelt werden
ESPD-Integration: Unterstützung des Einheitlichen Europäischen Eigenerklärungsformulars
Datensicherheit: Verschlüsselte Übertragung und Speicherung von Angeboten; keine vorzeitige Öffnung
Barrierefreiheit: Digitale Barrierefreiheit für Nutzer mit Behinderungen
Revisionssicherheit: Nachvollziehbare Protokollierung aller Handlungen für den Vergabevermerk

Auswahl der richtigen Vergabesoftware

Bei der Auswahl von Vergabesoftware sollten Auftraggeber folgende Kriterien berücksichtigen:

Kompatibilität mit bestehender IT-Infrastruktur
Abdeckung der relevanten Vergabeverfahrensarten
Benutzerfreundlichkeit (für interne Mitarbeiter und Bieter)
Updatefrequenz und Rechtssicherheit bei Gesetzesänderungen
Support und Schulungsangebote
Kosten (Lizenz, Implementierung, laufende Wartung)
Cloud vs. On-Premise-Lösung

FAQ

Müssen Auftraggeber Vergabesoftware einsetzen? Eine Pflicht zur Nutzung spezifischer Vergabesoftware gibt es nicht. Es besteht aber die gesetzliche Pflicht zur elektronischen Vergabe (§ 97 Abs. 5 GWB, §§ 10 ff. VgV), die praktisch den Einsatz geeigneter Software erfordert.

Können kleine Gemeinden eigene E-Mail-Lösungen für die elektronische Vergabe nutzen? Einfache E-Mail-Lösungen erfüllen in der Regel nicht die Anforderungen an die sichere elektronische Angebotsabgabe (Verschlüsselung, zeitgesteuerte Öffnung). Kleine Auftraggeber sollten auf kostengünstige SaaS-Lösungen oder kommunale Vergabeplattformen zurückgreifen.

Zuletzt aktualisiert: Jänner 2026 Alle Angaben ohne Gewähr. Für rechtlich verbindliche Auskünfte wenden Sie sich an eine auf Vergaberecht spezialisierte Kanzlei.