Vergabestelle (VSt) im Vergaberecht 2026 – Aufgaben & Pflichten
Die Vergabestelle (VSt) ist die organisatorische Einheit des öffentlichen Auftraggebers, die Vergabeverfahren durchführt und den Zuschlag erteilt.
Definition: Die Vergabestelle (VSt) ist jene organisatorische Einheit innerhalb einer öffentlichen Einrichtung, die für die Durchführung von Vergabeverfahren zuständig ist – von der Bedarfsfeststellung über die Ausschreibung bis zur Zuschlagserteilung und Vertragsabwicklung.
Zuletzt aktualisiert: Jänner 2026 · Rechtsstand: BVergG 2018 (Österreich), GWB/VgV (Deutschland), Richtlinie 2014/24/EU
Was ist eine Vergabestelle?
Die Vergabestelle ist der institutionelle Kern des öffentlichen Beschaffungswesens – sie trägt die operative und rechtliche Verantwortung für ein ordnungsgemäßes Vergabeverfahren. Je nach Größe und Struktur des öffentlichen Auftraggebers kann die Vergabestelle eine eigene Abteilung, ein Einkaufszentrum oder eine einzelne beauftrage Person sein. In kleinen Gemeinden übernimmt häufig die Gemeindeverwaltung diese Funktion, in großen Bundesbehörden bestehen eigene Beschaffungsabteilungen.
Der Begriff „Vergabestelle" ist kein starr definierter Rechtsbegriff, sondern wird in der Praxis verwendet, um die handelnde Einheit vom rechtlichen Begriff des „öffentlichen Auftraggebers" zu unterscheiden. Der öffentliche Auftraggeber ist die juristische Person (z.B. Bund, Land, Gemeinde), die Vergabestelle ist die organisatorische Einheit, die in seinem Namen handelt.
Aufgaben der Vergabestelle
Die Vergabestelle verantwortet den gesamten Beschaffungsprozess vom ersten Bedarf bis zur Vertragserfüllung.
Die wesentlichen Aufgaben umfassen:
- Bedarfsermittlung: Klärung des konkreten Beschaffungsbedarfs in Abstimmung mit den Fachabteilungen
- Marktanalyse: Vorprüfung des Marktes und Schätzung des Auftragswertes
- Verfahrensauswahl: Entscheidung über die geeignete Verfahrensart (offenes Verfahren, Verhandlungsverfahren, etc.)
- Erstellung der Vergabeunterlagen: Leistungsbeschreibung, Eignungs- und Zuschlagskriterien
- Bekanntmachung: Veröffentlichung der Ausschreibung auf den vorgeschriebenen Plattformen
- Kommunikation mit Bietern: Beantwortung von Bieterfragen, Bearbeitung von Rügen
- Angebotsprüfung und -wertung: Formelle und inhaltliche Prüfung, Bewertung nach den Zuschlagskriterien
- Zuschlagserteilung: Information aller Bieter, Einhaltung der Stillhaltefrist
- Vergabedokumentation: Führung des Vergabevermerks
Anforderungen an die Vergabestelle
Vergabestellen müssen sowohl rechtliche als auch fachliche Kompetenz nachweisen, da Fehler im Verfahren zu Nachprüfungsverfahren und Schadensersatzklagen führen können. Das Personal muss mit den einschlägigen Rechtsgrundlagen vertraut sein und regelmäßig fortgebildet werden. In Österreich bieten das Bundesvergabeamt und verschiedene Bundesländer Schulungsprogramme an; in Deutschland fördern Kompetenzzentren für Vergabe auf Länderebene die Qualifikation.
Vergabestelle vs. Auftraggeber
Die Unterscheidung ist bedeutsam: Wenn im Vergaberecht von Pflichten des „öffentlichen Auftraggebers" die Rede ist, ist juristisch die Gesamtorganisation gemeint. Die Vergabestelle handelt im Namen und für Rechnung des Auftraggebers. Fehler der Vergabestelle werden dem öffentlichen Auftraggeber zugerechnet.
FAQ
Muss jede Behörde eine eigene Vergabestelle haben? Nein. Mehrere Auftraggeber können gemeinsame Vergabestellen einrichten oder zentrale Beschaffungsstellen (wie die BBG in Österreich oder die BeschA in Deutschland) nutzen.
Wer kontrolliert die Vergabestelle? Im Nachprüfungsverfahren kontrollieren Vergaberechtsorgane (Vergabekontrollsenat, Vergabekammer) die Entscheidungen der Vergabestelle. Intern bestehen häufig Vier-Augen-Prinzip und interne Revision.
Was passiert bei Fehlern der Vergabestelle? Bieter können Rügen erheben und Nachprüfungsanträge stellen. Der Auftraggeber kann verpflichtet werden, das Verfahren zu korrigieren oder zu wiederholen.
Zuletzt aktualisiert: Jänner 2026 Alle Angaben ohne Gewähr. Für rechtlich verbindliche Auskünfte wenden Sie sich an eine auf Vergaberecht spezialisierte Kanzlei.
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