Vergabevermerk im Vergaberecht

Der Vergabevermerk ist die gesetzlich vorgeschriebene Dokumentation des gesamten Vergabeverfahrens und zentrales Instrument für Transparenz, Nachprüfung und Rechnungshofkontrolle.

Definition: Der Vergabevermerk ist die vom Auftraggeber verpflichtend zu führende schriftliche Dokumentation aller wesentlichen Entscheidungen und Schritte eines Vergabeverfahrens, die den Nachweis der Rechtmäßigkeit des Verfahrens ermöglicht und als Grundlage für Nachprüfungen, Rechnungshofprüfungen und interne Revisionen dient.

Zuletzt aktualisiert: Jänner 2026 · Rechtsstand: Art. 84 Richtlinie 2014/24/EU; AT: § 150 BVergG 2018; DE: § 8 VgV

Was ist der Vergabevermerk?

Der Vergabevermerk – in Deutschland auch als Vergabedokumentation bezeichnet – ist das „Gedächtnis" des Vergabeverfahrens: Er hält sämtliche vergaberelevanten Entscheidungen, Begründungen und Verfahrensschritte schriftlich fest und ermöglicht es jederzeit, den Verfahrensablauf lückenlos nachzuvollziehen. Der Vergabevermerk ist nicht bloß eine Formalie, sondern hat unmittelbare rechtliche Bedeutung: Entscheidungen, die nicht dokumentiert sind, können in Nachprüfungsverfahren und Rechnungshofprüfungen nicht als rechtmäßig anerkannt werden.

Der Vergabevermerk ist vom Auftraggeber während des gesamten Vergabeverfahrens kontinuierlich zu führen – nicht erst im Nachhinein. Er muss für jedes Vergabeverfahren individuell erstellt werden und muss den tatsächlichen Verlauf des Verfahrens widerspiegeln.

Bedeutung und Funktion

Der Vergabevermerk erfüllt drei zentrale Funktionen: Er dient als Beweisinstrument gegenüber Nachprüfungsbehörden und Rechnungshöfen, als Selbstkontrollinstrument für Auftraggeber und als Informationsquelle für interne und externe Revisionen.

Pflichtinhalt des Vergabevermerks

Art. 84 der Richtlinie 2014/24/EU und die nationalen Umsetzungsgesetze definieren den Mindestinhalt des Vergabevermerks. Dieser umfasst insbesondere:

Zur Verfahrensvorbereitung:

Name und Anschrift des Auftraggebers
Gegenstand und Wert des Auftrags
Gewählte Verfahrensart und deren Begründung (insbesondere bei nicht offenen Verfahren und Verhandlungsverfahren)
Angewandte Eignungskriterien und deren Gewichtung
Angewandte Zuschlagskriterien und deren Gewichtung

Zur Durchführung des Verfahrens:

Kontaktaufnahmen mit Wirtschaftsteilnehmern vor Einleitung des Verfahrens und deren Auswirkungen auf das Verfahren
Ausgesprochene Ausschlüsse von Bewerbern oder Bietern und deren Begründung
Ergebnis der Eignungsprüfung mit Begründung
Ergebnis der Angebotsprüfung und Wertung mit Begründung

Zum Verfahrensabschluss:

Name des ausgewählten Bieters und Begründung der Zuschlagsentscheidung
Angaben zu Interessenkonflikten und ergriffenen Maßnahmen
Gegebenenfalls Gründe für die Aufhebung des Verfahrens

Aufbewahrungspflicht

Der Vergabevermerk und alle zugehörigen Unterlagen müssen nach Vertragsschluss über einen gesetzlich geregelten Zeitraum aufbewahrt werden:

EU-Vorgabe: Mindestens drei Jahre (Art. 84 Abs. 3 Richtlinie 2014/24/EU)
Österreich: Mindestens sieben Jahre nach Ende des Haushaltsjahres, in dem der Vertrag geschlossen wurde (§ 150 Abs. 6 BVergG 2018); bei EU-geförderten Projekten gelten die längeren Aufbewahrungsfristen der jeweiligen Förderregelung (oft 10 Jahre)
Deutschland: Mindestens drei Jahre ab dem Tag des Zuschlags (§ 8 Abs. 2 VgV); kürzere Fristen bei Unterschwellenvergaben möglich

Bedeutung für Nachprüfung und Rechnungshof

In Nachprüfungsverfahren ist der Vergabevermerk das zentrale Beweismittel für die Rechtmäßigkeit der Vergabeentscheidungen. Eine lückenhafte oder widersprüchliche Dokumentation kann dazu führen, dass Entscheidungen als rechtswidrig eingestuft werden, auch wenn sie inhaltlich korrekt waren. Der Grundsatz lautet: Was nicht dokumentiert ist, hat nicht stattgefunden.

Für Rechnungshöfe – den Bundesrechnungshof (DE), den Rechnungshof Österreichs und die Landesrechnungshöfe – ist der Vergabevermerk die primäre Grundlage für die Gebarungsprüfung. Fehlende oder mangelhafte Vergabevermerke führen regelmäßig zu Beanstandungen.

Rechtsgrundlage

Der Vergabevermerk ist europarechtlich geregelt und national in detaillierten Vorschriften konkretisiert.

EU: Art. 84 Richtlinie 2014/24/EU (Berichterstattung)
Österreich: § 150 BVergG 2018 (Vergabevermerk); §§ 151 ff. (statistische Berichterstattung)
Deutschland: § 8 VgV (Dokumentation des Vergabeverfahrens); § 20 UVgO (Unterschwellenbereich)

FAQ

Muss der Vergabevermerk während des Verfahrens oder erst danach erstellt werden? Der Vergabevermerk ist ein laufendes Dokument, das parallel zum Vergabeverfahren geführt werden muss. Jede wesentliche Entscheidung ist zeitnah zu dokumentieren. Eine rückwirkende Erstellung des Vergabevermerks nach Abschluss des Verfahrens ist nicht zulässig und würde den Zweck des Instruments – den zeitgenauen Nachweis der Entscheidungsgründe – verfehlen.

Was passiert, wenn der Vergabevermerk unvollständig ist? Ein unvollständiger Vergabevermerk kann in Nachprüfungsverfahren zur Annahme führen, dass die nicht dokumentierten Entscheidungen nicht oder nicht ordnungsgemäß getroffen wurden. Dies kann zur Aufhebung von Vergabeentscheidungen führen. Bei Rechnungshofprüfungen können fehlende Dokumentationen als Verstöße gegen das Vergaberecht gewertet und beanstandet werden.

Haben Bieter Anspruch auf Einsicht in den Vergabevermerk? Unterlegene Bieter haben in bestimmten Grenzen einen Anspruch auf Begründung der Zuschlagsentscheidung und auf Auskunft über die relativen Vor- und Nachteile ihres Angebots gegenüber dem obsiegenden Angebot. Vollständige Akteneinsicht in den Vergabevermerk ist in Nachprüfungsverfahren möglich, unterliegt jedoch dem Schutz von Geschäftsgeheimnissen anderer Bieter.

Zuletzt aktualisiert: Jänner 2026 Alle Angaben ohne Gewähr. Für rechtlich verbindliche Auskünfte wenden Sie sich an eine auf Vergaberecht spezialisierte Kanzlei.