Verhandlungsverfahren Vergaberecht

Das Verhandlungsverfahren im EU-Vergaberecht erlaubt Auftraggebern, mit ausgewählten Bewerbern über Angebote zu verhandeln – Zulässigkeit, Ablauf und nationale Regelungen.

Definition: Das Verhandlungsverfahren ist eine besondere Vergabeart im öffentlichen Auftragswesen, bei der der Auftraggeber mit ausgewählten Bewerbern über die Bedingungen des Auftrags verhandelt, um das wirtschaftlich günstigste Angebot zu ermitteln.

Zuletzt aktualisiert: Jänner 2026 · Rechtsstand: Art. 26 ff. Richtlinie 2014/24/EU, BVergG 2018 (AT), VgV (DE)

Was ist das Verhandlungsverfahren?

Das Verhandlungsverfahren ist eine Vergabeart im EU-Vergaberecht, die es öffentlichen Auftraggebern unter bestimmten Voraussetzungen erlaubt, mit einer oder mehreren ausgewählten Unternehmen direkt über den Auftragsgegenstand, die Preise und die Bedingungen zu verhandeln, anstatt ausschließlich auf der Grundlage eingeholter Angebote zu entscheiden. Es unterscheidet sich grundlegend vom offenen Verfahren und vom nicht offenen Verfahren dadurch, dass keine starre Trennung zwischen Angebot und Zuschlag besteht, sondern ein dynamischer Verhandlungsprozess stattfindet. Das Verhandlungsverfahren ist damit das flexibelste der geregelten Vergabeverfahren.

Zweck und Bedeutung

Der Zweck des Verhandlungsverfahrens liegt darin, öffentlichen Auftraggebern ein Instrument zur Verfügung zu stellen, das der Komplexität bestimmter Beschaffungsvorhaben gerecht wird, die sich einer vollständigen Vorabspezifikation entziehen. Nicht jede Beschaffung lässt sich in abschließenden Leistungsbeschreibungen fassen; gerade bei innovativen Vorhaben, komplexen IT-Projekten oder Dienstleistungen mit hohem Beratungsanteil ist ein dialogisches Element sinnvoll.

Gleichzeitig steht das Verhandlungsverfahren unter besonderer Missbrauchsgefahr, weshalb das EU-Vergaberecht seine Anwendung auf abschließend geregelte Zulässigkeitstatbestände beschränkt und strenge Verfahrenspflichten auferlegt.

Verhandlungsverfahren mit und ohne Bekanntmachung

Das Vergaberecht unterscheidet grundlegend zwischen dem Verhandlungsverfahren mit vorheriger Bekanntmachung und dem Verhandlungsverfahren ohne Bekanntmachung, wobei letzteres die Ausnahme darstellt und besonders engen Voraussetzungen unterliegt.

Verhandlungsverfahren mit Bekanntmachung

Beim Verhandlungsverfahren mit Bekanntmachung wird der Auftrag europaweit im Supplement des Amtsblatts der Europäischen Union (TED-Bekanntmachung) veröffentlicht. Interessierte Unternehmen können sich bewerben; der Auftraggeber wählt nach Prüfung der Eignung mindestens drei Bewerber aus, die zur Abgabe von Erstangeboten aufgefordert werden. Anschließend finden Verhandlungen statt, die zur Abgabe von Endangeboten führen.

Verhandlungsverfahren ohne Bekanntmachung

Das Verhandlungsverfahren ohne Bekanntmachung ist ein Ausnahmeverfahren und dispensiert den Auftraggeber von der Pflicht zur europaweiten Ausschreibung. Es ist nur in den in Art. 32 Richtlinie 2014/24/EU abschließend aufgezählten Fällen zulässig, etwa bei:

Erfolglosem offenem oder nicht offenem Verfahren
Dringlichkeit aus nicht vorhersehbaren Gründen
Zusatzleistungen, die aus technischen Gründen vom bisherigen Auftragnehmer erbracht werden müssen
Aufträgen, die aus Sicherheitsgründen nur einem bestimmten Unternehmen übertragen werden können

Zulässigkeitsvoraussetzungen

Das Verhandlungsverfahren mit Bekanntmachung ist nur dann zulässig, wenn die Zulässigkeitstatbestände des Art. 26 Abs. 4 Richtlinie 2014/24/EU erfüllt sind. Die wichtigsten Tatbestände sind:

Der Bedarf des Auftraggebers kann nicht ohne Anpassung bereits verfügbarer Lösungen gedeckt werden
Der Auftrag umfasst konzeptionelle oder innovative Lösungen
Der Auftrag kann aus spezifischen Gründen wie Besonderheiten der Lieferungen, Dienstleistungen oder Bauleistungen nicht ohne vorherige Verhandlung vergeben werden
Die technischen Spezifikationen können vom Auftraggeber nicht mit ausreichender Genauigkeit festgelegt werden
Ein im offenen oder nicht offenen Verfahren eingeholtes Angebot war unregelmäßig oder unannehmbar

Der Auftraggeber trägt die Darlegungs- und Beweislast für das Vorliegen der Zulässigkeitsvoraussetzungen.

Verfahrensablauf

Der Ablauf des Verhandlungsverfahrens mit Bekanntmachung gliedert sich typischerweise in mehrere Phasen: Bekanntmachung, Bewerbung und Eignungsprüfung, Aufforderung zur Angebotsabgabe, Verhandlung sowie Zuschlag.

Bekanntmachung: Veröffentlichung der Auftragsbekanntmachung im TED (EU-weite Bekanntmachungspflicht oberhalb der Schwellenwerte)
Bewerbungsphase: Unternehmen reichen Teilnahmeanträge ein
Eignungsprüfung: Prüfung der Eignung der Bewerber anhand der Eignungskriterien
Auswahl der Bewerber: Mindestens drei Bewerber werden aufgefordert
Erstangebote: Abgabe von Erstangeboten auf Basis der Auftragsunterlagen
Verhandlungen: Verhandlung über Erstangebote; Geheimhaltung vertraulicher Informationen ist zu wahren
Endangebote: Aufforderung zur Abgabe von Endangeboten nach Abschluss der Verhandlungen
Zuschlag: Erteilung des Zuschlags an den wirtschaftlich günstigsten Bieter

Während der Verhandlungen gilt das Gleichbehandlungsgebot: Allen Bietern sind gleiche Informationen zu erteilen, wenn einem Bieter Informationen erteilt werden, die die Verhandlungsposition anderer beeinflussen könnten.

Rechtsgrundlage

Die EU-rechtliche Grundlage für das Verhandlungsverfahren findet sich in den Art. 26 bis 32 der Richtlinie 2014/24/EU über die öffentliche Auftragsvergabe. Für Sektorenauftraggeber gilt die Richtlinie 2014/25/EU, die ein weitergehendes Verhandlungsrecht vorsieht. Die Rechtsmittelrichtlinie 89/665/EWG sichert den Rechtsschutz für Bieter im Verhandlungsverfahren.

Nationale Umsetzung

Österreich (BVergG 2018)

In Österreich ist das Verhandlungsverfahren in den §§ 28–34 BVergG 2018 geregelt. Das Gesetz unterscheidet zwischen dem Verhandlungsverfahren mit vorheriger Bekanntmachung (§ 28 BVergG 2018) und dem Verhandlungsverfahren ohne vorherige Bekanntmachung (§ 30 BVergG 2018). Die Zulässigkeitsvoraussetzungen entsprechen im Wesentlichen der Richtlinie 2014/24/EU; das BVergG 2018 enthält jedoch teilweise präzisierende nationale Regelungen. Für Unterschwellenvergaben sieht das BVergG 2018 ein vereinfachtes Verhandlungsverfahren vor (§ 41 BVergG 2018).

Deutschland (GWB / VgV / UVgO / VOB)

In Deutschland regeln die §§ 17 und 18 VgV das Verhandlungsverfahren für Liefer- und Dienstleistungsaufträge oberhalb der EU-Schwellenwerte. § 17 VgV erfasst das Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb; § 18 VgV regelt den Verhandlungsauftrag ohne Teilnahmewettbewerb. Die Zulässigkeitstatbestände sind abschließend geregelt und entsprechen Art. 26 Abs. 4 und Art. 32 Richtlinie 2014/24/EU. Für Bauleistungen enthält die VOB/A-EU analoge Bestimmungen. Die UVgO sieht für Unterschwellenvergaben ebenfalls ein Verhandlungsverfahren vor.

Abgrenzung zum Wettbewerblichen Dialog

Das Verhandlungsverfahren und der Wettbewerbliche Dialog sind beide auf komplexe Aufträge zugeschnitten, unterscheiden sich jedoch wesentlich in Struktur und Zweck. Beim Wettbewerblichen Dialog nach Art. 30 Richtlinie 2014/24/EU steht die gemeinsame Entwicklung der Lösung im Vordergrund: Der Auftraggeber definiert nur seine Bedürfnisse und Ziele, nicht aber eine vorläufige Leistungsbeschreibung. Im Verhandlungsverfahren dagegen existiert bereits eine – wenn auch anpassungsbedürftige – Leistungsbeschreibung als Verhandlungsgrundlage. Der Wettbewerbliche Dialog ist für Fälle vorgesehen, in denen der Auftraggeber die geeigneten Mittel zur Bedarfsdeckung objektiv nicht benennen kann.

FAQ

Wann darf ein Auftraggeber das Verhandlungsverfahren wählen? Das Verhandlungsverfahren mit Bekanntmachung ist zulässig, wenn einer der in Art. 26 Abs. 4 Richtlinie 2014/24/EU (§§ 28 ff. BVergG 2018; §§ 17 f. VgV) abschließend geregelten Tatbestände erfüllt ist, etwa bei Aufträgen, die innovative oder konzeptionelle Lösungen erfordern oder die nicht ohne vorherige Verhandlung vergeben werden können.

Wie viele Bewerber muss der Auftraggeber zum Verhandlungsverfahren einladen? Beim Verhandlungsverfahren mit Bekanntmachung müssen mindestens drei geeignete Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, sofern ausreichend geeignete Bewerber vorhanden sind.

Darf der Auftraggeber im Verhandlungsverfahren alle Angebotsinhalte verhandeln? Nein. Bestimmte Mindestanforderungen und Zuschlagskriterien müssen von Beginn an festgelegt und dürfen nicht nachträglich verändert werden. Das Gleichbehandlungsgebot verpflichtet den Auftraggeber, alle Bieter gleich zu behandeln.

Kann nach dem Verhandlungsverfahren ohne Bekanntmachung der Auftraggeber einen Anbieter direkt ansprechen? Ja, das ist gerade das Charakteristikum des Verhandlungsverfahrens ohne Bekanntmachung. Der Auftraggeber kann direkt mit einem oder mehreren Unternehmen verhandeln, ohne eine europaweite Ausschreibung durchzuführen – allerdings nur in den gesetzlich geregelten Ausnahmefällen.

Gilt das Verhandlungsverfahren auch unterhalb der EU-Schwellenwerte? Ja. Sowohl das BVergG 2018 als auch die UVgO sehen vereinfachte Formen des Verhandlungsverfahrens für Vergaben unterhalb der EU-Schwellenwerte vor, die weniger strengen formalen Anforderungen unterliegen.

Zuletzt aktualisiert: Jänner 2026 Alle Angaben ohne Gewähr. Für rechtlich verbindliche Auskünfte wenden Sie sich an eine auf Vergaberecht spezialisierte Kanzlei.