Zentrale Beschaffungsstelle im Vergaberecht

Definition: Eine zentrale Beschaffungsstelle ist eine öffentliche Einrichtung, die dauerhaft zentrale Beschaffungstätigkeiten für andere öffentliche Auftraggeber durchführt, indem sie Lieferungen und Dienstleistungen erwirbt, Rahmenvereinbarungen schließt oder dynamische Beschaffungssysteme betreibt, auf die andere Auftraggeber zurückgreifen können.

Zuletzt aktualisiert: Jänner 2026 · Rechtsstand: Art. 37 Richtlinie 2014/24/EU, § 2 Z 25 BVergG 2018

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Was ist eine zentrale Beschaffungsstelle?

Eine zentrale Beschaffungsstelle übernimmt die Beschaffungsfunktion für andere öffentliche Auftraggeber und bündelt deren Bedarf, um durch Skaleneffekte günstigere Konditionen zu erzielen und den Verwaltungsaufwand bei den einzelnen Bedarfsträgern zu reduzieren.

Zentrale Beschaffungsstellen schließen Rahmenvereinbarungen oder betreiben dynamische Beschaffungssysteme, auf die andere öffentliche Auftraggeber direkt zugreifen können, ohne selbst ein vollständiges Vergabeverfahren durchführen zu müssen. Sie sind damit ein wichtiges Instrument zur Professionalisierung und Effizienzsteigerung im öffentlichen Beschaffungswesen.

Das Konzept ist im europäischen und nationalen Vergaberecht anerkannt und verbreitet: In Österreich übernimmt die Bundesbeschaffung GmbH (BBG) diese Funktion für den Bund; in Deutschland ist das Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern (BeschA) die zentrale Beschaffungsbehörde des Bundes.

Bedeutung und Funktion

Zentrale Beschaffungsstellen ermöglichen es öffentlichen Auftraggebern, auf bereits ausgeschriebene und rechtlich konforme Rahmenvereinbarungen zurückzugreifen, ohne eigene Vergabeverfahren durchführen zu müssen – dies spart Zeit, Ressourcen und minimiert Vergaberechtsfehler.

Funktionen zentraler Beschaffungsstellen:

• Rahmenvereinbarungen: Die zentrale Stelle schließt Rahmenvereinbarungen mit einem oder mehreren Auftragnehmern; andere Auftraggeber können Einzelabrufe innerhalb dieser Vereinbarungen tätigen
• Direktbeschaffung: Die zentrale Stelle kauft Waren oder Dienstleistungen und gibt sie an Bedarfsträger weiter
• Dynamische Beschaffungssysteme: Betrieb elektronischer Systeme, über die Auftraggeber Einzelaufträge vergeben

Vorteile:

• Bündelung von Beschaffungsvolumina → günstigere Preise
• Professionalisierung der Vergabe → geringeres Fehlerrisiko
• Entlastung kleiner Auftraggeber von komplexen Verfahren

Grenzen und Risiken:

• Einheitslösungen decken nicht immer spezifische Bedarfe aller Nutzer ab
• Abhängigkeit von der Rahmenvereinbarungsgestaltung
• Bei Abruf außerhalb der Vereinbarungsbedingungen drohen Vergaberechtsverstöße

Rechtsgrundlage

Art. 37 der Richtlinie 2014/24/EU regelt zentrale Beschaffungsstellen auf EU-Ebene; in Österreich findet sich die Definition in § 2 Z 25 BVergG 2018, in Deutschland in § 120 Abs. 4 GWB.

Art. 37 Abs. 1 der Richtlinie 2014/24/EU bestimmt, dass Mitgliedstaaten vorsehen können, dass öffentliche Auftraggeber Lieferungen und/oder Dienstleistungen von zentralen Beschaffungsstellen erwerben dürfen. Die Nutzung einer zentralen Beschaffungsstelle entbindet den abrufenden Auftraggeber in der Regel von der Pflicht, ein eigenes Vergabeverfahren durchzuführen, sofern das Verfahren der zentralen Stelle dem anwendbaren Vergaberecht entspricht.

AT: Bundesbeschaffung GmbH (BBG) Die BBG ist die zentrale Beschaffungsstelle des Bundes und für alle Bundesdienststellen sowie für optional beitretende Länder, Gemeinden und sonstige öffentliche Auftraggeber tätig. Sie schließt Rahmenvereinbarungen in zahlreichen Produktkategorien (IT, Büromaterial, Fahrzeuge, Energie etc.) und betreibt den e-Shop des Bundes.

DE: Beschaffungsamt des BMI (BeschA) Das Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern (BeschA) ist die zentrale Vergabestelle des Bundes für Liefer- und Dienstleistungsaufträge. Daneben betreiben viele Bundesländer eigene zentrale Beschaffungsstellen.

Verwandte Begriffe

• Rahmenvereinbarung
• Dynamisches Beschaffungssystem
• Auftraggeber
• Vergabeverfahren
• Ausschreibung
• Schwellenwerte
• Direktvergabe
• Elektronische Vergabe
• Bekanntmachung
• Beschränkte Ausschreibung

FAQ

Müssen öffentliche Auftraggeber in Österreich die BBG nutzen? Für Bundesdienststellen ist die Nutzung der BBG-Rahmenvereinbarungen in bestimmten Produktkategorien verpflichtend. Für Länder, Gemeinden und andere öffentliche Auftraggeber ist der Beitritt freiwillig; sie können von den Rahmenvereinbarungen profitieren, ohne eigene Vergabeverfahren durchführen zu müssen.

Entbindet der Abruf aus einer Rahmenvereinbarung der BBG vom Vergaberecht? Ja, grundsätzlich. Wenn die BBG eine Rahmenvereinbarung gemäß den vergaberechtlichen Vorschriften geschlossen hat, können andere Auftraggeber innerhalb des festgelegten Rahmens Abrufe tätigen, ohne ein eigenes Vergabeverfahren durchzuführen. Voraussetzung ist, dass der Abruf den Bedingungen der Rahmenvereinbarung entspricht.

Was passiert, wenn ein Abruf außerhalb der Rahmenvereinbarungsbedingungen erfolgt? Überschreitet ein Einzelabruf den Gegenstand oder den Wert der Rahmenvereinbarung, liegt eine vergaberechtswidrige De-facto-Vergabe vor. Der Auftraggeber muss in diesem Fall ein eigenständiges Vergabeverfahren durchführen.

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Zuletzt aktualisiert: Jänner 2026 Alle Angaben ohne Gewähr. Für rechtlich verbindliche Auskünfte wenden Sie sich an eine auf Vergaberecht spezialisierte Kanzlei.