Property management of ten distinguished, predominantly commercial properties in downtown Stuttgart.

Im Rahmen der Markterkundung sollen insbesondere die folgenden Themen angesprochen werden: 1. Können sämtliche der oben beschriebenen Leistungen aus einer Hand (ggf. mit Unterbeauftragungen) erbracht werden? Kann der BWS für diese Leistungen ein zentraler Ansprechpartner zur Verfügung gestellt werden?

2. Kommt es in Betracht, dass zusätzlich auch die Koordinierung und Durchführung von Sanierungs- und Instandhaltungsmaßnahmen übernommen werden?

3. Welche Leistungen fallen üblicherweise über die oben genannten Leistungen hinaus noch an bzw. sollten zur effizienten, wirtschaftlichen und nachhaltigen Bewirtschaftung des Portfolios noch beauftragt werden?

4. Die BWS überlegt derzeit, welches Vergabeverfahren das geeignetste wäre. Denkbar wäre z.B. eine Vergabe aller Immobilen an nur einen Bieter, eine losweise Vergabe an einen oder mehrere Bieter oder ein Rahmenvertrag mit zwei bis drei Bietern, denen im Rahmen von Miniwettbewerben sukzessive die einzelnen Gebäude übergeben werden. Wie schätzen die Marktteilnehmer diese Überlegungen ein?

5. Derzeit ist noch nicht klar, ob alle Gebäude auf einmal übergeben werden können oder ob eine sukzessive Übergabe erfolgen wird. Wie kann von Ihrer Seite der „Onboarding-Prozess“ unterstützt werden?

6. Welche Unterlagen und (Mindest-)Informationen im technischen und kaufmännischen Bereich werden benötigt  für die Erstellung eines Angebots?  für die Übergabe der Gebäude?

7. Wie gehen Sie damit um, falls für ein Gebäude nicht alle Unterlagen zum Zeitpunkt der Übergabe vollständig sind?

8. Wie lange dauert üblicherweise eine vollständige Übergabe?

9. Können bereits bestehende Verträge durch einen Auftragnehmer übernommen und fortgeführt werden? Einzelne Immobilien haben bereits Verträge über unterschiedliche Dienstleistungen, die nach Belieben des Auftraggebers fortgeführt oder nach Rücksprache vertragskonform gekündigt werden können.

10. Können zentrale Vertragsdatenbanken und Mieterlisten so geführt werden, dass sie nach Vertragsbeendigung problemlos an die BWS übergeben werden können?

11. Wie könnte ein Vergütungsmodell für ein solches Immobilienmanagement aussehen?

12. Welche Faktoren beeinflussen die Vergütung maßgeblich? Spielt der Zustand der Gebäude bei der Berechnung der Vergütung eine Rolle? Wie wird mit rückständigen Mieten, Insolvenzverfahren, offenen Rechtsstreitigkeiten, etc. umgegangen? Ist der Umfang auch für die Vergütung von Bedeutung?

13. Wie hoch werden die Kosten überschlägig für die auf Seite 1 genannten Leistungen pro Gebäude und Jahr eingeschätzt?

14. Welche (Mindest-)Kennzahlen werden für eine belastbare Preiskalkulation benötigt?

15. Mit welchem Programm wird zur Erstellung der Buchhaltung üblicherweise gearbeitet? Für die Zusammenführung der Buchhaltung der BWS werden Schnittstellen benötigt. Welche Schnittstellen stehen in dem von Ihnen verwendeten Programm üblicherweise zur Verfügung? Gibt es eine Schnittstelle zum Buchhaltungsprogramm Hamburger Software (derzeit von der Stiftung verwendetes Programm)?

16. Abschließend: Auf was sollte die BWS aus Ihrer Sicht im Vergabeverfahren besonders achten?